Przejdź do treści

Samochody osobowe — odliczenia VAT i koszty uzyskania przychodu

Koszty związane z samochodami osobowymi (paliwo, naprawy, ubezpieczenia, leasing) podlegają szczególnym ograniczeniom zarówno w VAT, jak i w podatkach dochodowych. Poniżej omówiono zasady obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. oraz sposób ich obsługi w systemie MADAR.

Weryfikacja tekstu

Teksty aktów prawnych odzwierciedlają stan przepisów na dzień sierpień 2025 r. Przed zastosowaniem w praktyce należy zweryfikować w serwisie ISAP.

Zasady ogólne

Samochód do celów mieszanych

Pojazd uznaje się za używany do celów mieszanych (działalność + prywatne), gdy podatnik nie zgłosił go do urzędu skarbowego na druku VAT-26 i nie prowadzi ewidencji przebiegu.

Podatek Limit Podstawa prawna
VAT — odliczenie 50% podatku naliczonego Art. 86a UVAT
PIT/CIT — KUP 75% poniesionych wydatków Art. 23 ust. 1 pkt 46a updof / art. 16 ust. 1 pkt 51a updop

Ograniczenia dotyczą zarówno zakupu paliwa, napraw, ubezpieczeń AC, leasingu operacyjnego, jak i wszelkich innych wydatków eksploatacyjnych.

Samochód wyłącznie do działalności

Pełne odliczenie (100% VAT, 100% KUP) przysługuje tylko wtedy, gdy:

  1. Podatnik zgłosił pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26 w ciągu 7 dni od pierwszego wydatku.
  2. Prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu (rejestr wyjazdów: data, cel, trasa, km).
  3. Regulamin wykluczający użycie prywatne jest udokumentowany.

Jeśli te warunki nie są spełnione — zastosowanie mają limity dla celów mieszanych.

Zakup samochodu firmowego

Nabycie pojazdu, który będzie środkiem trwałym lub towarem handlowym:

Podatek Limit
VAT — odliczenie 50% (cel mieszany) lub 100% (tylko działalność + VAT-26)
PIT/CIT — KUP 100% wartości pojazdu

W MADAR zakup samochodu wprowadza się ze stawką SM (patrz niżej).

Przepisy prawne

VAT — art. 86a ustawy o VAT

Art. 86a ust. 1. W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

  1. wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;
  2. należnego z tytułu:
  3. a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
  4. b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
  5. c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
  6. należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a;
  7. wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b, oraz z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34.

Art. 86a ust. 2. Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

  1. nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
  2. używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
  3. nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Art. 86a ust. 3. Przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

  1. w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
  2. a) wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
  3. b) konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (...);
  4. do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i związanych z nimi usług montażu, napraw i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Art. 86a ust. 4. Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

  1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
  2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.)

Podatek dochodowy — 75% KUP

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.)

Art. 23 ust. 1 pkt 46a. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 46, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej — jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Skutek: 75% wydatków jest kosztem uzyskania przychodu, 25% nie.

Analogiczna regulacja dla CIT — art. 16 ust. 1 pkt 51a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm.).

Obowiązuje od 1 stycznia 2019 r.

Przepisy art. 23 ust. 1 pkt 46a updof i art. 16 ust. 1 pkt 51a updop zostały wprowadzone ustawą z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2159) i weszły w życie 1 stycznia 2019 r.

Rozliczanie w MADAR

Program MADAR obsługuje opisane ograniczenia poprzez specjalne stawki VAT w Rejestrach VAT. Stawki te rozbijają automatycznie kwotę faktury na właściwe komponenty.

Stawki specjalne w Rejestrach VAT

Stawka Znaczenie Scenariusz
PB Paliwo/eksploatacja — cele mieszane Eksploatacja samochodu firmowego (paliwo, naprawy, leasing) — 75% KUP, 50% VAT
SM Samochód — zakup Zakup samochodu firmowego — 100% KUP, 50% VAT
NPK Nie stanowi KUP Część wydatku nieodliczalna (generowana automatycznie przez PB)

Konfiguracja — konto NPK

Przed pierwszym wprowadzeniem faktury z ograniczeniem KUP należy skonfigurować konto kosztów NPK:

  1. Przejdź do Księgowość → Dane dla FK, zakładka Import.
  2. W polu koszty NPK wskaż konto wydatków niebędących kosztem uzyskania przychodu (np. 440. Wydatki nie stanowiące KUP).
  3. Zapisz.

Źródło: Jak wprowadzić fakturę zakupu z zaliczeniem 75% wydatku do KUP

Paliwo i eksploatacja — cel mieszany, stawka VAT 23%

Scenariusz: Faktura za paliwo (23% VAT) dla samochodu używanego do celów mieszanych.

Procedura:

  1. Wejdź do Rejestry VAT → Dopisz, wybierz właściwy rejestr zakupów.
  2. Uzupełnij dane nagłówka: kontrahent, numer dokumentu, daty.
  3. W pierwszym wierszu stawki VAT zmień domyślne 23 na PB.
  4. Wpisz wartość netto z faktury i naciśnij Enter.
  5. Program automatycznie rozbija kwotę na trzy wiersze.
  6. Zatwierdź dokument klawiszem Zatwierdź.

Przykład: Faktura na paliwo: 200 zł netto + 46 zł VAT (23%) = 246 zł brutto

Po wpisaniu PB i netto 200,00 program wygeneruje:

Stawka Netto VAT Cel
PB 50,00 17,25 KUP (25% netto + 75% × 50% VAT)
23 100,00 23,00 KUP + odliczenie VAT (50% netto + 50% VAT)
NPK 50,00 5,75 Nie-KUP (25% netto + 25% × 50% VAT)

Kontrola:

  • KUP = 50,00 + 17,25 + 100,00 = 167,25 zł = 75% × (200 + 23) ✓
  • VAT do odliczenia = 23,00 zł = 50% × 46 zł ✓
  • Suma netto = 200,00 zł ✓, suma VAT = 46,00 zł ✓

Zapis w pełnych księgach:

Konto Kwota Opis
202-2 (lub konto rozr.) 246,00 Zobowiązanie — kwota brutto faktury
222-2 VAT naliczony 23,00 50% VAT do odliczenia
410-1 Koszty — paliwo 167,25 KUP (75% wydatku)
440 Wydatki NPK 55,75 Nie-KUP (25% wydatku)

W KPiR: kwota 167,25 zł zostanie ujęta jako koszt.

Źródło: Jak wprowadzić fakturę zakupu z zaliczeniem 75% wydatku do KUP

Paliwo ze stawką VAT 8%

Gdy faktura zawiera stawkę 8% (np. olej napędowy i AdBlue na jednym dokumencie), procedura jest podobna z dodatkowym krokiem zmiany stawki:

  1. W pierwszym wierszu zmień 23 na PB.
  2. W wierszu, który program wygeneruje ze stawką 23, zmień ją ręcznie na 8.
  3. Wpisz netto z faktury i naciśnij Enter.

Przykład: Faktura 8% VAT: 200 zł netto + 16 zł VAT = 216 zł brutto

Stawka Netto VAT Cel
PB 50,00 6,00 KUP (25% netto + 75% × 50% VAT)
8 100,00 8,00 KUP + odliczenie VAT (50% netto + 50% VAT)
NPK 50,00 2,00 Nie-KUP (25% netto + 25% × 50% VAT)

Kontrola:

  • KUP = 50 + 6 + 100 = 156,00 zł = 75% × (200 + 8) ✓
  • VAT do odliczenia = 8,00 zł = 50% × 16 zł ✓

W przypadku faktury z dwiema stawkami VAT (np. 23% i 8%): konfiguruje się dwa bloki — pierwszy dla pozycji 23%, drugi dla pozycji 8% — każdy z osobnym wpisaniem stawki PB lub SM.

Źródło: Odliczanie 50% VAT przy zakupie paliw ze stawką 23% i 8% · Wprowadzanie dokumentu zakupu paliwa ze stawką VAT 8%

Podatnik zwolniony z VAT — 75% KUP

Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT (zaznaczone [V] zwolnienie z VAT w Administracja → Konfiguracja → dane adresowe) wprowadzają faktury bez odliczenia VAT, jednak z zachowaniem limitu 75% KUP.

Procedura:

  1. Dopisz dokument do rejestru VAT.
  2. Zmień domyślną stawkę 23 na PB i przejdź do kolejnego pola.
  3. Kolejne dwie stawki zmienią się automatycznie na ZW i NPK.
  4. W polu netto wprowadź wartość brutto z dokumentu (cała kwota jest kosztem, VAT nie jest odliczany).
  5. Naciśnij Enter — program przelicza i wpisuje wartości.
  6. Zatwierdź.

Różnica względem vatowca

Podatnik zwolniony nie odlicza VAT — cały wydatek (brutto) traktuje jak netto. Dlatego w pole netto wpisuje kwotę brutto z faktury. Stawka ZW zamiast 23 oznacza zakup bez prawa do odliczenia.

Źródło: Podatnik zwolniony z VAT — jak zaliczyć 75% wydatku do KUP

Zakup samochodu firmowego — stawka SM

Zakup pojazdu, który wejdzie do środków trwałych lub jest kosztem jednorazowym (100% KUP, 50% VAT):

  1. Dopisz dokument do rejestru VAT.
  2. W pierwszym wierszu stawki zmień 23 na SM.
  3. Wpisz całą wartość netto z faktury i naciśnij Enter.
  4. Program rozbija kwotę na wiersze SM i 23.
  5. Zatwierdź.

SM kontra PB

Stawka SM (samochód — 100% KUP) jest przeznaczona wyłącznie dla zakupu pojazdu, nie dla wydatków eksploatacyjnych. Dla paliwa i napraw używaj stawki PB.

Źródło: Zakup samochodu z odliczeniem 50% VAT i zaliczeniem 100% do KUP

Ręczny podział — inny procent KUP

Gdy automatyczny podział ze stawką PB (75% KUP) nie odpowiada sytuacji podatnika (np. prowadzona ewidencja przebiegu wskazuje niższy udział kosztów służbowych), dokument można podzielić ręcznie:

Przykład: Faktura 123 zł brutto (100 PLN netto + 23 PLN VAT, stawka 23%), 20% KUP:

Stawka Netto VAT Opis
23 22,30 11,50 KUP: 20% × (netto + 50% VAT); VAT: 50% faktury
NPK 89,20 0,00 Nie-KUP: 80% × (netto + 50% VAT)
  • KUP netto = 20% × (100 + 11,50) = 22,30 zł
  • VAT do odliczenia = 50% × 23 = 11,50 zł
  • NPK netto = 80% × (100 + 11,50) = 89,20 zł

W KPiR: 22,30 zł jako koszt. W pełnych księgach: 22,30 zł → konto 410-1, 11,50 zł → 222-2, 89,20 zł → 440.

Źródło: Wprowadzanie dokumentu zakupu paliwa przy 20% KUP

Automatyczne rozpoznawanie faktur przez AI

W wersji Madar7 w chmurze dostępna jest funkcja automatycznego przetwarzania faktur przez AI. Dla faktur za paliwo program rozpoznaje typ dokumentu i samodzielnie ustawia stawkę PB z właściwym podziałem (75% KUP, 50% VAT).

Procedura:

  1. Wgraj plik PDF/JPG/PNG faktury do Sekretariat → Kancelaria (rejestr faktur przychodzących z księgowanie: rejestr FK).
  2. Po przetworzeniu przez AI (1–15 min) dokument pojawi się z uzupełnionym kontrahentem i numerem.
  3. Zaksięguj przez Narzędzia → Księgowanie Faktury VAT lub z poziomu Rejestry VAT → Dopisz → Dołącz/Wczytaj.
  4. Sprawdź poprawność wygenerowanego podziału i zatwierdź.

Źródło: Automatyczne rozpoznawanie i księgowanie faktur z wykorzystaniem AI

Ewidencja przebiegu pojazdu

Dla samochodów zgłoszonych do wyłącznego użytku służbowego (VAT-26) wymagana jest ewidencja przebiegu. MADAR posiada moduł ewidencji przebiegu pojazdów (Administracja → Ewidencja przebiegu):

Pole Opis
Data wyjazdu / przyjazdu Daty wyjazdu i powrotu
Trasa Wybierana z predefiniowanej listy tras
Samochód Numer rejestracyjny i pojemność silnika
Pracownik Osoba kierująca
Przejechane km Długość trasy
Stawka km Stawka za 1 km (aktualna stawka określana rozporządzeniem MF)

Ewidencja musi zawierać (art. 86a ust. 7 UVAT): numer rejestracyjny, datę i cel wyjazdu, trasę (skąd–dokąd), liczbę km, imię i nazwisko kierowcy — potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego.

Powiązania

Temat Link
Rejestry VAT — obsługa w programie Rejestry VAT
VAT — wybrane przepisy VAT
Środki trwałe — amortyzacja pojazdu Środki trwałe
KPiR — ewidencja kosztów KPiR
Pracownicy — używanie samochodów służbowych Pracownicy

Artykuły na blogu