Przejdź do treści

KSeF — przepisy prawne

Akty prawne

Akt Dz. U. Dotyczy
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług — art. 106d–106oa t.j. Dz. U. 2024 poz. 361 Definicja KSeF, obowiązek, wyjątki, awaria, kary
Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw Dz. U. 2023 poz. 1598 Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r.
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw Dz. U. 2021 poz. 2076 Wprowadzenie dobrowolnego KSeF (faza 2022–2025)
Rozporządzenie MF z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur Dz. U. 2021 poz. 2481 (ze zm.) Uwierzytelnianie, token, role, API

ISAP — ustawa o VAT (t.j. 2024): WDU20240000361
ISAP — ustawa zmieniająca 2023: WDU20230001598
ISAP — ustawa zmieniająca 2021: WDU20210002076
ISAP — rozporządzenie o KSeF: WDU20210002481

Weryfikacja

Teksty actów prawnych w tej sekcji pochodzą z bazy wiedzy modelu (stan na VIII 2025). Tekst ustawy o VAT w zakresie KSeF był wielokrotnie nowelizowany — zweryfikuj z ISAP przed zastosowaniem w praktyce.

Streszczenie dla użytkownika MADAR

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy czynni podatnicy VAT są obowiązani wystawiać faktury sprzedaży wyłącznie przez KSeF. Faktury zakupowe od dostawców odbiera się z KSeF i należy je zaakceptować lub odrzucić w ciągu 7 dni od dnia wpływu do następnego miesiąca. Program MADAR obsługuje wysyłkę, odbiór i akceptację faktur KSeF — szczegóły w module KSeF.

Część I — Ustawa o VAT: przepisy dotyczące KSeF

Dział XI — Dokumentacja / Rozdział 1 — Faktury / Oddział dotyczący KSeF

Art. 106d — Krajowy System e-Faktur

  1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych prowadzi w systemie teleinformatycznym Krajowy System e-Faktur, zwany dalej „KSeF" lub „systemem", służący do: 1) wystawiania faktur ustrukturyzowanych; 2) otrzymywania faktur ustrukturyzowanych; 3) przechowywania faktur ustrukturyzowanych; 4) oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielanym w KSeF.

  2. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w formacie elektronicznym zgodnym ze schematem elektronicznym, udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra.

  3. Faktura ustrukturyzowana, po przesłaniu do KSeF i opatrzeniu jej numerem identyfikującym, jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

  4. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF, z zastrzeżeniem art. 106nf.

Art. 106e — Dane, które powinna zawierać faktura

  1. Faktura powinna zawierać: 1) datę wystawienia; 2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; 3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; 4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a; 5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b; 6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; 7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; 8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; 9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); 10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto; 11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9; 13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; 14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 15) kwotę należności ogółem; 16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 — wyrazy „metoda kasowa"; 17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 — wyraz „samofakturowanie"; 18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi — wyrazy „odwrotne obciążenie"; 19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 — wskazanie: a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia; 20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c — nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika — imię i nazwisko dłużnika lub jego nazwę oraz jego adres; 21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego — nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku; 22) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu — datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz: a) przebieg pojazdu — w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a, b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu — w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c; 23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) — dane określone w art. 136; 24) w przypadku gdy podatnik korzysta z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9: a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby tych procedur, w miejsce numeru, o którym mowa w pkt 4, b) numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby tych procedur, w miejsce numeru, o którym mowa w pkt 5.

Art. 106g — Wystawianie faktur (fragment dotyczący KSeF)

  1. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

  2. Przepis ust. 1 nie dotyczy faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących — w odniesieniu do sprzedaży rejestrowanej przy zastosowaniu tych kas, jak i faktur ustrukturyzowanych.

  3. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane przy użyciu KSeF.

Art. 106ga — Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych

  1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, z zastrzeżeniem ust. 2.

  2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur: 1) wystawianych na rzecz nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej; 2) wystawianych przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; 3) wystawianych przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a i 7; 4) wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego podatnikiem nieposiadającym siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; 5) dokumentujących czynności, dla których miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.

Art. 106gb — Wystawianie faktur poza KSeF w przypadku awarii

  1. W przypadku awarii KSeF lub niedostępności systemu podatnik może wystawić fakturę poza KSeF, przy użyciu programu komputerowego zgodnego ze schematem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

  2. Faktura wystawiona poza KSeF w przypadku awarii powinna zawierać kod weryfikacyjny, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 106na, umożliwiający identyfikację faktury.

  3. Podatnik jest obowiązany przesłać fakturę wystawioną poza KSeF do KSeF: 1) w terminie do godz. 23:59 dnia roboczego następującego po dniu zakończenia awarii; 2) nie wcześniej niż po zakończeniu awarii.

Art. 106gc — Dostęp do KSeF

  1. Podatnicy, o których mowa w art. 106ga ust. 1, uzyskują dostęp do KSeF po uwierzytelnieniu, z zastrzeżeniem ust. 2.

  2. Dostęp do KSeF bez uwierzytelniania jest możliwy w celu odczytu faktury przy użyciu kodu QR widniejącego na fakturze ustrukturyzowanej lub wydruku wizualizacji faktury.

  3. Podmiot uprawniony do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i do dostępu do nich to: 1) podatnik wskazany na fakturze jako sprzedawca; 2) podmiot wskazany przez sprzedawcę, w granicach udzielonego przez niego uprawnienia.

Art. 106gd — Faktury w systemie dostaw etapowych / struktury JST

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w których uczestniczą nabywca i odbiorca (podmiot trzeci, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 3), dane odbiorcy zamieszcza się na fakturze jako dane podmiotu trzeciego. Płatność jest dokonywana na rzecz wystawcy faktury lub wskazanego przez niego rachunku, niezależnie od wskazanego odbiorcy.

Art. 106n — Akceptacja faktur elektronicznych

  1. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

  2. Akceptacja, o której mowa w ust. 1, może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

  3. W przypadku faktur ustrukturyzowanych przesyłanych przez KSeF akceptacja, o której mowa w ust. 1, nie jest wymagana.

Art. 106na — Wybór KSeF przez podatnika (faza dobrowolna — do 31.01.2026)

  1. Podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

  2. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za dostarczoną nabywcy w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF, pod warunkiem że nabywca wyraził na to zgodę lub podatnik poinformował nabywcę o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej.

Art. 106nf — Awaria KSeF — skutki dla daty wystawienia i odbioru

  1. W przypadku awarii KSeF za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej wystawionej przy użyciu kodu dostępowego uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze, nie wcześniejszą niż dzień jej wystawienia.

  2. Za datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej wystawionej zgodnie z art. 106gb uznaje się dzień jej przesłania do KSeF po zakończeniu awarii.

  3. Minister właściwy do spraw finansów publicznych ogłasza informację o awarii KSeF i jej zakończeniu na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra, w Biuletynie Informacji Publicznej.

Art. 106ng — Tryb offline KSeF

  1. W przypadku niedostępności KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika podatnik może wystawić fakturę przy użyciu trybu offline KSeF, z użyciem dedykowanego oprogramowania interfejsowego.

  2. Faktura wystawiona w trybie offline jest opatrywana kodem weryfikacyjnym. Podatnik jest obowiązany przesłać taką fakturę do KSeF w terminie do godz. 23:59 następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia.

  3. Faktura wystawiona w trybie offline jest uznana za wystawioną w dniu wskazanym w tej fakturze, nie wcześniej jednak niż w dniu jej wystawienia.

Art. 106nh — Obowiązki podatnika przy niedostępności KSeF

  1. W przypadku niedostępności KSeF podatnik: 1) wystawia faktury w trybie offline zgodnie z art. 106ng lub — w razie awarii ogłoszonej przez ministra — poza KSeF zgodnie z art. 106gb; 2) przechowuje faktury wystawione poza KSeF do czasu ich przesłania; 3) przesyła faktury do KSeF niezwłocznie po zakończeniu niedostępności systemu.

Art. 106ni — Sankcje za wystawianie faktur poza KSeF bez podstawy prawnej

  1. Podatnik, który wbrew przepisom wystawia fakturę poza KSeF bez podstawy prawnej (awaria lub tryb offline), podlega karze pieniężnej w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, nie niższej niż 1 000 zł.

  2. Karę pieniężną nakłada naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji.

  3. Kary pieniężnej nie nakłada się, jeżeli naruszenie wynikało z przyczyn technicznych niezależnych od podatnika, a faktura została przesłana do KSeF niezwłocznie po ustaniu przeszkody.

Art. 106oa — Przepisy szczególne dotyczące akceptacji faktur otrzymanych z KSeF

  1. Nabywca faktury ustrukturyzowanej jest obowiązany odnieść się do faktury — przyjąć ją lub odrzucić — w terminie do 7. dnia następnego miesiąca kalendarzowego po miesiącu, w którym faktura wpłynęła do KSeF.

  2. Brak reakcji nabywcy w terminie, o którym mowa w ust. 1, jest równoznaczny z akceptacją faktury.

  3. Odrzucenie faktury przez nabywcę nie zwalnia dostawcy z obowiązku wykazania podatku należnego z tej faktury.

Art. 113 — Zwolnienie podmiotowe z VAT (fragment)

  1. Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

  2. Do wartości sprzedaży, o której mowa w ust. 1, nie wlicza się wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz ze sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju.

Podstawa zwolnienia w KSeF

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z art. 113 wskazują to na fakturze jako podstawę zwolnienia — konfiguracja w MADAR: Administracja → Konfiguracja → [V] ZWOLNIENIE VAT. Patrz też art. 43 (zwolnienia przedmiotowe).

Część II — Rozporządzenie MF w sprawie korzystania z KSeF

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021 poz. 2481, ze zm.)

§ 1. Zakres rozporządzenia

Rozporządzenie określa:

  1. szczegółowy sposób i warunki korzystania z KSeF;
  2. tryb uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF;
  3. rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF i tryb ich nadawania;
  4. wymagania techniczne dla oprogramowania interfejsowego.

§ 2. Definicje

Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

  1. token — ciąg znaków alfanumerycznych nadawany przez KSeF, służący do uwierzytelniania podmiotu korzystającego z KSeF;
  2. kwalifikowany podpis elektroniczny — podpis spełniający wymagania określone w art. 3 pkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014;
  3. podpis zaufany — podpis, o którym mowa w art. 3 pkt 14a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
  4. interfejs API KSeF — interfejs programowania aplikacji udostępniony przez ministerstwo umożliwiający integrację oprogramowania zewnętrznego z KSeF.

§ 3. Metody uwierzytelniania

Podmiot korzystający z KSeF uwierzytelnia się przy użyciu jednej z następujących metod:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
  2. podpisu zaufanego;
  3. pieczęci kwalifikowanej;
  4. tokenu wygenerowanego uprzednio w KSeF.

§ 4. Token — generowanie i ważność

  1. Token jest generowany w KSeF przez podmiot uprawniony, po uprzednim uwierzytelnieniu przy użyciu metod, o których mowa w § 3 pkt 1–3.

  2. Token jest ważny przez czas nieokreślony — do momentu jego unieważnienia przez podmiot uprawniony lub przez system KSeF.

  3. RefreshToken (token sesyjny) — wymagany w programach instalowanych — jest ważny przez 7 dni i musi być odnawiany. W programach chmurowych odnawiany jest automatycznie.

§ 5. Rodzaje uprawnień w KSeF

Uprawnienie Zakres
Wystawianie faktur Wysyłanie faktur do KSeF
Odczyt faktur Pobieranie faktur wystawionych i otrzymanych
Samofakturowanie Wystawianie faktur w imieniu dostawcy
Pełnomocnik Wszystkie uprawnienia delegowane

§ 6. ZAW-FA — pełnomocnictwo dla osób prawnych

  1. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (spółki, fundacje, stowarzyszenia itd.) są obowiązani przed pierwszym użyciem KSeF złożyć formularz ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

  2. ZAW-FA wskazuje osoby uprawnione do korzystania z KSeF w imieniu podatnika.

  3. Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) są uwierzytelniane bezpośrednio przez NIP — nie składają ZAW-FA.

§ 7. Środowiska KSeF

Środowisko Opis Parametr MADAR
Produkcyjne Faktury rejestrowane w KSeF MF — efekt prawny (brak parametru)
Demo Środowisko przedprodukcyjne — testy bez efektu prawnego ksefEnv=1
Testowe Środowisko integracyjne dla programistów ksefEnv=2

§ 8. Format faktury ustrukturyzowanej

  1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w formacie XML zgodnym ze schematem FA(2) opublikowanym w Biuletynie Informacji Publicznej.

  2. Schemat FA(2) określa:

  3. obowiązkowe elementy faktury zgodne z art. 106e ustawy o VAT;
  4. opcjonalne pola dodatkowe: IDWew, NrZamówienia, WZ, NrKlienta, NrEORI, GLN;
  5. struktury dla podmiotów JST (Nabywca + Podmiot3/Odbiorca).

Chronologia wdrożenia KSeF

Data Zdarzenie
1 stycznia 2022 r. Uruchomienie dobrowolnego KSeF
1 września 2023 r. Pierwotny termin obowiązkowego KSeF — przesunięty
16 czerwca 2023 r. Ustawa o obowiązkowym KSeF — nowe przepisy art. 106ga–106ni
1 lutego 2026 r. Obowiązkowy KSeF dla wszystkich czynnych podatników VAT
2026 r. (termin do ustalenia) Obowiązkowy KSeF dla zwolnionych z VAT

Kluczowe postanowienia — tabela zbiorcza

Zagadnienie Przepis Zasada
Definicja KSeF art. 106d System MF do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur
Obowiązek od 2026 art. 106ga Wszyscy czynni podatnicy VAT z siedzibą w Polsce
Wyjątek — konsument (B2C) art. 106ga ust. 2 pkt 1 Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności — poza KSeF (oznaczenie BFK)
Wyjątek — brak siedziby w PL art. 106ga ust. 2 pkt 2–4 Podatnicy bez siedziby w Polsce — poza KSeF
Data wystawienia art. 106d ust. 3 Dzień przesłania do KSeF
Data odbioru art. 106d ust. 4 Dzień przydzielenia numeru KSeF
Akceptacja faktur zakupowych art. 106oa Do 7. dnia następnego miesiąca
Brak akceptacji = akceptacja art. 106oa ust. 2 Milczenie nabywcy = przyjęcie faktury
Awaria — wystawianie poza KSeF art. 106gb Kod weryfikacyjny; przesłać do KSeF w następnym dniu roboczym
Tryb offline art. 106ng Przesłać do KSeF do godz. 23:59 następnego dnia roboczego
Sankcja za bezpodstawne ominięcie art. 106ni Do 100% VAT na fakturze, min. 1 000 zł
Zwolnienie podmiotowe z VAT art. 113 Do 200 000 zł obrotu rocznie; faktury BFK
Token — ważność § 4 rozporządzenia Bezterminowy (do unieważnienia); refreshToken — 7 dni
ZAW-FA § 6 rozporządzenia Wymagany dla osób prawnych przed pierwszym użyciem
Format faktury § 8 rozporządzenia XML zgodny ze schematem FA(2)

Powiązania z modułem MADAR