Przejdź do treści

Umowy o pracę i dokumenty kadrowe

Opcja Kadry-Płace → Umowy o pracę służy do rejestracji i wydruku wszelkich dokumentów kadrowych: umów o pracę, aneksów, kwestionariuszy osobowych, zgłoszeń do ZUS i świadectw pracy. Wyróżniającym kluczem jest pole Rodzaj umowy — od niego zależy zarówno układ pól na ekranie, jak i wzorzec wydruku.

Rodzaje dokumentów

Rodzaj Wzorzec Opis
Umowa próbna Umpra1.txt Umowa na okres próbny
Umowa okresowa 1 / 2 Umpra2.rtf / Umpra3.rtf Umowa na czas określony
Umowa na czas nieokreślony Umpra4.rtf Umowa bezterminowa
Zmiana warunków pracy Umpra5.rtf Aneks — zmiana warunków
Zmiana stawki Umpra6.rtf Angaż / przeszeregowanie
Rozwiązanie umowy Umpra7.rtf Wypowiedzenie lub rozwiązanie
Umowa na zastępstwo Umpra8.rtf Zastępstwo za nieobecnego
Świadectwo pracy Umpra9.rtf Dokument wystawiany przy rozwiązaniu
Urlop bezpłatny Umpra11.rtf Udzielenie urlopu bezpłatnego
Urlop wychowawczy Umpra12.rtf Udzielenie urlopu wychowawczego
Aneks Umpra14.rtf Zmiana warunków umowy
Kwestionariusz osobowy Umpra18.rtf Kwestionariusz personalny
Zgłoszenie do ubezpieczeń (ZUA/ZWUA) Umpra19.rtf Dokument zgłoszeniowy ZUS

Umowa o pracę

Dopisywanie umowy

W opcji Kadry → Umowy o pracę → Dopisz wybierz rodzaj umowy i pracownika. Główne pola:

Pole Opis
Pracownik Wybierany z listy pracowników
Rodzaj umowy Decyduje o układzie ekranu i wzorcu wydruku
Rozpoczęcie / Zakończenie Daty obowiązywania umowy
Stanowisko Opis słowny + typ z kategorii STANOWISKO
Miejsce wykonywania pracy Opis słowny + typ z kategorii M_PR
Wymiar czasu pracy Opis słowny + ilość etatów (ułamek dziesiętny: 0,25 = ¼ etatu)
Składniki Opis słowny + stawka wynagrodzenia brutto

Kategorie stanowisk i miejsca pracy

Pola stanowisko i miejsce wykonywania pracy wybierane są z bazy kategorii. Wzorzec kategorii stanowisk: 

STANOWISKO  ekonomista    Ekonomista
STANOWISKO  Gł.Ks.        Główny Księgowy

Zakładki kwestionariusza osobowego

W umowach o pracę dostępny jest kwestionariusz osobowy z zakładkami:

  • Zakładka I — dane personalne pracownika
  • Zakładka II — poprzednie miejsca zatrudnienia (nazwa pracodawcy, daty — podstawa do obliczania stażu)
  • Zakładka III — dodatkowe oznaczenia: [V] stanowisko robotnicze, [V] służba cywilna, [V] emeryt

Projektowanie szablonu wydruku

Wzorce wydruku (pliki .rtf) są edytowalne. Dostęp: Wydruki → Edycja szablonu. W szablonie znaki ^ wyznaczają szerokość pola. Wykaz kodów do wstawiania danych z formularza: Wydruki → Wzory kodów.

Zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS

Tworzenie zgłoszenia (ZUA, ZZA, ZWUA)

W opcji Kadry → Umowy o pracę → Dopisz wybierz rodzaj Zgłoszenie do ubezpieczenia:

Dokument Znaczenie
ZUS ZUA Zgłoszenie do ubezpieczeń / zmiana danych osoby ubezpieczonej
ZUS ZZA Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego
ZUS ZWUA Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
ZUS ZCNA / ZCZA Zgłoszenie danych o członkach rodziny

Kluczowe pola zgłoszenia

Pole Opis
Data Data wypełnienia — od tej daty przekazywany jest kod w deklaracjach płatniczych
ZUA / ZZA … Zaznaczyć właściwy rodzaj zgłoszenia
V. Tytuł ubezpieczenia Kod tytułu ubezpieczenia wg klasyfikacji ZUS (np. 01 10 — umowa o pracę)
VI. Wymiar czasu pracy Ułamek zwykły (np. 1/1, 1/4) + data powstania obowiązku ubezpieczenia
Fundusz Pracy [V] — jeśli na liście płac naliczany jest Fundusz Pracy
FGSP [V] — jeśli naliczane jest FGSP
PFRON [V] — składki finansowane przez PFRON
Rodzaj ubezpieczenia Zaznaczenie decyduje o rodzaju składek na liście płac
XI. NFZ Kod oddziału NFZ + nazwa

Wpływ na listę płac

Pola: kod tytułu ubezpieczenia, wymiar czasu pracy i rodzaj ubezpieczenia mają bezpośredni wpływ na naliczanie składek na liście płac.

Eksport zgłoszenia do Płatnika

Po wybraniu pracownika i podświetleniu dokumentu zgłoszeniowego: Eksport Płatnik. Plik zapisywany jest pod nazwą ZU + data (np. zu010100). Wczytać do Płatnika przez Narzędzia → Importuj dokumenty.

Fundusz Pracy i FGSP — zwolnienia

Program automatycznie nie nalicza FP/FGSP dla kobiet po 55. roku życia i mężczyzn po 60. roku życia (pod warunkiem wpisania daty urodzenia i płci w karcie pracownika).

Pozostałe zwolnienia z FP/FGSP konfiguruje się w zgłoszeniu ZUS:

Warunek Okres zwolnienia Ustawienie
Płaca < płacy minimalnej Stałe [V] Nie naliczać
Wiek 50+ i 30 dni w urzędzie pracy 12 miesięcy Zwolnienie 12 miesięcy
Powrót z urlopu wychowawczego / macierzyńskiego 36 miesięcy Zwolnienie 36 miesięcy

Umowa-zlecenie i umowa o dzieło

Umowy cywilnoprawne rejestruje się w opcji Kadry-Płace → Zlecenia (nie w Umowach o pracę):

  • Wybierz w polu Rodzaj: umowa zlecenie lub umowa o dzieło
  • Dane rachunku do umowy-zlecenia drukuje się z szablonu Umpra15.rtf
  • Eksport do Płatnika — tak samo jak z listy płac (klawisz Płatnik)
  • Podatek i składki ZUS od umów cywilnoprawnych obliczane są osobno na podstawie pól 71–75

Świadectwo pracy

Świadectwo pracy generuje się w Kadry → Umowy o pracę → Dopisz, rodzaj: Świadectwo pracy.

  1. Wybierz pracownika i rodzaj dokumentu.
  2. Wypełnij wszystkie zakładki formularza.
  3. Zatwierdź — dokument pojawi się na liście umów.
  4. Podgląd wydruku: Wydruki → Wydruk umowy.
  5. W razie potrzeby: Wydruki → Edycja szablonu (plik Umpra9.rtf).

Zestawienia z umów

W opcji Kadry → Umowy o pracę → Zestawienia → Kartoteka kadrowa można uzyskać: - Wszystkie umowy o pracę z wybranego okresu - Dane z kwestionariusza osobowego (imiona i daty urodzenia dzieci, staż pracy) - Zestawienie terminów umów — wg daty zakończenia

Kontrola terminów umów: Kadry → Wydruki → Koniec umów — wystarczy podać datę, program wypisze umowy wygasające.

Powiązania