Przejdź do treści

JPK — Jednolity Plik Kontrolny

Moduł JPK służy do przygotowania, ewidencji, walidacji, podpisywania i wysyłania plików JPK drogą elektroniczną. Dostępny jest w opcji Księgowość → JPK (wersja przeglądarkowa) lub Ewidencje → JPK (desktop).

Dane do pliku JPK są generowane automatycznie z Rejestrów VAT i innych modułów programu — dlatego poprawność i kompletność zapisów księgowych bezpośrednio decyduje o poprawności pliku JPK.

Etapy obsługi JPK

1. Tworzenie pliku JPK
        ↓
2. Walidacja (sprawdzenie poprawności XML)
        ↓
3. Podpisanie i wysyłka
        ↓
4. Pobranie statusu i UPO

Lista plików JPK

Po wybraniu opcji JPK pojawia się lista, gdzie każda linia opisuje osobny plik JPK.

Opcje w menu górnym:

Opcja Działanie
Plik → Import pliku XML Wczytanie zewnętrznego pliku JPK do bazy
Narzędzia → Generowanie Wygenerowanie pliku na podstawie danych MADAR
Plik → Walidacja Sprawdzenie poprawności pliku XML
Wysyłka elektroniczna Podpisanie, wysyłka i pobranie UPO
Narzędzia → Wysyłka testowa Wysyłka na serwer testowy MF
Narzędzia → Integrator VAT Przejście do modułu Integrator
Narzędzia → Download pliku XML Zapis pliku na dysk (folder Dokumenty)
Plik → Podgląd XML Edycja pliku w domyślnym edytorze XML

Pola okienka JPK

Po zaznaczeniu pliku na liście w okienku wyświetlane są dane wczytane z nagłówka pliku XML.

Zakładka Dane:

Pole Źródło
Tytuł Uzupełniany ręcznie
File name Nazwa pliku XML
Urząd skarbowy Kod i nazwa z pliku XML
Podmiot Nazwa podmiotu z pliku XML
Data wykonania Data wytworzenia pliku XML
FromCode Typ pliku JPK (np. JPK_VAT, JPK_FA)
Schema Numer wersji schematu
od dnia / do dnia Okres, za który sporządzono plik
NIP Numer NIP podatnika

Pola z kwotami podsumowującymi są tworzone dynamicznie na podstawie sekcji kontrolnych pliku XML.

Zakładka Transmisja: Wypełniana automatycznie po wykonaniu wysyłki — numer referencyjny, data i wynik transmisji.

Tworzenie pliku JPK

Generowanie z danych MADAR

Opcja Narzędzia → Generowanie tworzy plik JPK na podstawie danych wprowadzonych w programie (rejestry VAT, operacje magazynowe, KPiR itp.).

W oknie generowania należy wybrać:

Pole Opis
[V] kontrola US Zaznaczyć tylko przy plikach składanych na wezwanie organu kontroli skarbowej. Nie zaznaczać dla standardowego JPK_VAT
Cel złożenia 0 — złożenie standardowe; 1 — korekta; 2–6 — kolejne korekty za ten sam okres

Dokumenty ZW

Dokumenty ze stawką ZW (zwolnienie z VAT) nie są ujmowane w pliku JPK_VAT.

Brak NIP w konfiguracji

Przed generowaniem należy uzupełnić NIP w Administracja → Konfiguracja → Deklaracje → Dane adresowe. Bez niego przy generowaniu pojawi się komunikat #brak nip.

Po wygenerowaniu:

  • Zapisz — plik zostaje automatycznie dopisany do listy JPK
  • Download — plik zostaje zapisany w folderze Moje Dokumenty

Kontrahent bez NIP

Jeśli kontrahent zagraniczny nie ma nadanego numeru NIP — w polu NIP należy wpisać brak.

Import zewnętrznego pliku

Opcja Plik → Import pliku XML umożliwia wczytanie pliku JPK przygotowanego w innym programie.

Po dodaniu pliku do listy program automatycznie odczytuje z nagłówka:

  • okres, którego dotyczy JPK
  • nazwę pliku
  • podsumowania: podatek należny i naliczony (dla JPK-VAT)
  • liczbę wierszy zakupów i sprzedaży

Ustawienie domyślnej ścieżki

W opcji Dane systemu można ustawić domyślny katalog dla plików JPK: 

pathJPK=d:\jpk\

Import pliku JPK za inny miesiąc

Jeśli importowany plik dotyczy okresu innego niż bieżący (np. styczeń przy pracy w lutym), konieczna jest chwilowa zmiana daty systemowej w programie:

  1. Przejdź do Administracja → Bazy i najedź na przycisk Bazy — pojawi się opcja Operacja na bazie
  2. W polu operacji wybierz CURRDAY
  3. Wpisz datę z okresu importowanego pliku (np. datę ze stycznia)
  4. Wykonaj import pliku JPK
  5. Po zakończeniu wyloguj się — data systemowa wróci do aktualnej

Integrator VAT

Integrator VAT to narzędzie do scalania i konwertowania plików JPK z różnych źródeł. Umożliwia wczytanie dokumentów z zewnętrznych formatów, ich korektę i eksport do pliku JPK_VAT.xml.

Przejście do Integratora: Narzędzia → Integrator VAT (z poziomu listy JPK).

Parametr kompensataNazwy=1 a pole DOTYCZY

Jeśli w Danych systemu ustawione jest kompensataNazwy=1 (tryb dla biur rachunkowych), to dla każdej faktury sprzedaży pole DOTYCZY musi być wypełnione — program wysyła je do JPK. Faktury wystawiane bezpośrednio w MADAR nie powinny mieć tego parametru. Faktury wczytywane z zewnątrz powinny mieć pole DOTYCZY uzupełnione wg przyjętej formuły.

Wczytywanie danych

W opcji Operacje możliwe jest wczytanie dokumentów z plików popularnych formatów:

Format Opis
CSV, FPP, EPP Pliki eksportowane z różnych programów finansowo-księgowych
JPK XML Import istniejącego pliku JPK_VAT.xml — możliwe łączenie kilku plików
Comarch, Rachmistrz, Symfonia Import z popularnych systemów FK

Możliwe jest połączenie kilku plików JPK: zaimportuj je przez Operacje → Import JPK, a następnie wyeksportuj jako jeden plik przez Eksport → Export JPK lub Eksport V7M.

Domyślna ścieżka importu

W Dane systemu można ustawić domyślny katalog dla importowanych plików: 

sciezkaimport=d:\jpk\

Przeniesienie z listy JPK do Integratora

Z poziomu listy JPK można bezpośrednio przesłać wybrany plik do Integratora w celu podglądu i weryfikacji jego zawartości: zaznacz plik na liście i wybierz Narzędzia → Integrator VAT.

Modyfikacje i weryfikacja

Opcja Działanie
Podwójne kliknięcie wiersza Edycja istniejącej pozycji
„kliknij aby dodać nowy" Dodanie nowej pozycji
Narzędzia → Rekapitulacja Zestawienie zbiorcze wg typu (sprzedaż / zakupy / Faktura RR) — pomocne przy uzgodnieniu z VAT-7
Narzędzia → Deklaracja Zestawienie z podziałem na pola deklaracji VAT-7
Narzędzia → Walidacja Sprawdzenie kompletności pozycji pod kątem wymogów JPK
Narzędzia → Weryfikacja kontrahentów Zbiorcze sprawdzenie, czy wykazani podatnicy są czynnymi płatnikami VAT
F8 Usunięcie zaznaczonej pozycji

Info

Weryfikacja kontrahentów może trwać kilka minut w zależności od liczby pozycji.

Zbiorcze księgowanie faktur z KSeF (duże wolumeny)

Przy dużej liczbie faktur z KSeF (np. kilkaset pozycji):

  1. Pobierz faktury: KSeF → Pobieranie faktur wysłanych.
  2. W Integratorze (Narzędzia → Integrator VAT) wybierz Wypełnij szablon — program przypisze rejestry, typy, księgowania i magazyn.
  3. Pozycje na czerwono mają niekompletne dane — uzupełnij je.
  4. Eksport → Zapis do bazy MADAR → Rejestry VAT — zbiorcze zaksięgowanie.

Eksport do pliku JPK_VAT

Po weryfikacji wybierz Eksport → Export JPK, aby zapisać plik JPK_VAT.xml. Przed eksportem wypełnij na liście pola od dnia / do dnia oraz dane firmy w opcji Konfiguracja.

Walidacja pliku

Walidacja sprawdza zgodność pliku XML ze schematem publikowanym przez Ministerstwo Finansów. Aby uruchomić walidację: Plik → Walidacja.

Sumy kontrolne

Pierwszym krokiem jest porównanie wczytanych kwot podsumowujących z danymi w programie. Dla pliku JPK-VAT są to:

  • ilości dokumentów zakupu i sprzedaży
  • kwoty VAT należnego i naliczonego

Wystarczy porównać te wartości z zestawieniem syntetyki VAT w Rejestrach VAT.

Najczęstsze błędy walidacji

  • brak NIP wystawiającego
  • brak adresu wystawcy lub nabywcy
  • brak numeru faktury
  • puste pola wymagane przez schemat MF

Po walidacji w oknie pojawia się dokument poprawny lub szczegółowy opis błędu z lokalizacją:

Treść błędu [line:XX pos:XX filepos:XXXXX]

Komunikaty walidacji

Komunikat Przyczyna i rozwiązanie
Element '' narusza ograniczenie minLength elementu '1' przy NrDokumentu [line:37] Brak numeru dokumentu — uzupełnij numer faktury w dokumentach
Nazwa została rozpoczęta od nieprawidłowego znaku + fragment z <> Niedozwolony znak <> w adresie lub nazwie — usuń go z dokumentu
Element 'X' narusza ograniczenie pattern elementu '...' NrKSeF Nieprawidłowy format numeru KSeF na fakturze — sprawdź i popraw numer KSeF w rejestrze VAT (zakładka Rozksięgowanie automatyczne → pole KSeF)
JPK Exception: nieznany kod formularza on file xxxx.xml Nieprawidłowy namespace w pliku XML
JPK Exception: Spacja nie jest dozwolona w tej lokalizacji Niedozwolony znak w nazwie elementu XML
JPK Exception: root element is not JPK on file xxxx.xml Plik zawiera komentarz XML nieakceptowany przez schemat
Plik JPK nieczytelny przez urząd — kontrahent z błędnym NIP Nieprawidłowy NIP kontrahenta (np. zagraniczny) — popraw NIP na karcie kontrahenta i wygeneruj JPK ponownie; faktury nie trzeba kasować

Wysyłka elektroniczna

Podpis elektroniczny

Przed wysyłką plik musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W opcji Wysyłka elektroniczna należy wybrać certyfikat z listy i wpisać PIN.

Brak podpisu kwalifikowanego

Bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego plik JPK_VAT można wysłać alternatywnie przez:

  • program Klient JPK 2.0
  • e-bramkę JPK_VAT na stronie Ministerstwa Finansów

Serwery wysyłki

Tryb Adres
Produkcyjny e-dokumenty.mf.gov.pl
Testowy test-e-dokumenty.mf.gov.pl

Serwer testowy

Na bramce testowej status zawsze zwracany jest jako 120 — nie ma możliwości pobrania innego kodu ani UPO.

Numer referencyjny

Po wysyłce program zwraca numer referencyjny, który służy do sprawdzenia statusu przetwarzania pliku przez system MF. Zostaje automatycznie zapisany w zakładce Transmisja.

Statusy JPK

Kod Znaczenie
100 Rozpoczęto sesję przesyłania plików
101 Odebrano X z Y zadeklarowanych plików
102 Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO
110 Sesja wygasła — nie przesłano zadeklarowanej liczby plików
120 Sesja zakończona poprawnie — dane zapisane, trwa weryfikacja
200 Przetwarzanie zakończone poprawnie — pobierz UPO ✓
300 Nieprawidłowy numer referencyjny
301 Dokument w trakcie przetwarzania — sprawdź ponownie
302 Dokument wstępnie przetworzony — sprawdź ponownie
303 Dokument w trakcie weryfikacji podpisu — sprawdź ponownie
401 Weryfikacja negatywna — dokument niezgodny ze schematem XSD
403 Dokument z niepoprawnym podpisem
404 Dokument z nieważnym certyfikatem
405 Dokument z odwołanym certyfikatem
406 Dokument z certyfikatem nieobsługiwanego dostawcy
407 Przesłany duplikat — numer referencyjny oryginału: XXXXXXXX
408 Dokument zawiera błędy uniemożliwiające przetworzenie
409 Dokument zawiera niewłaściwą ilość lub rodzaj elementów
410 Przesłane pliki nie są prawidłowym archiwum ZIP
411 Błąd scalania dokumentu (dokument nieprawidłowo podzielony)
412 Dokument nieprawidłowo zaszyfrowany
413 Suma kontrolna dokumentu niezgodna z deklarowaną wartością
414 Suma kontrolna części dokumentu niezgodna z deklarowaną wartością
415 Przesłany rodzaj dokumentu nie jest obsługiwany w systemie

Kod 407 — duplikat

Każdy plik JPK można wysłać tylko raz. Ewentualne korekty wymagają złożenia nowego pliku z Celem złożenia ustawionym na 1 (korekta).

Pobranie statusu i UPO

Po wysyłce należy pobrać status przetwarzania przez Wysyłka elektroniczna → Pobierz status.

Po pozytywnym przetworzeniu pliku (status 200) możliwe jest pobranie i wydruk UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru) — opcja Wydruk UPO.

JPK_V7M — część deklaracyjna

Od X 2020 plik JPK_V7M łączy ewidencję VAT z deklaracją VAT-7. Część deklaracyjna (dawna VAT-7) sporządzana jest w module Deklaracje jako wariant v7m_N. Po zapisaniu deklaracji generuje się z niej plik JPK — nie wysyła się deklaracji i pliku osobno.

Kody odpowiedzi po wysyłce e-Deklaracji (w tym JPK_V7M): patrz Parametry deklaracji.

Rozwiązywanie problemów z podpisem

Poniżej najczęstsze błędy pojawiające się podczas podpisywania i wysyłki pliku JPK.

Błąd Przyczyna Rozwiązanie
%400 Bad Request + Nieobsługiwany kod formularza: JPK_VAT (2) Nieaktualna wersja schematu Zaktualizuj program; dla JPK_VAT(3) wymagana wersja x.16xx lub nowsza
599 no internal connection Problem z bibliotekami ssleay32.dll i libeay32.dll Wyłącz program, usuń oba pliki z katalogu programu (standardowo C:\madar\), uruchom ponownie
%400 The TLS version of the connection is not permitted Stare biblioteki OpenSSL w katalogu programu lub Windows Usuń ssleay32.dll i libeay32.dll z katalogu programu; jeśli błąd nadal występuje — usuń je też z C:\Windows; sprawdź, czy w katalogu programu są pliki libcrypto-1_1.dll i libssl-1_1.dll (OpenSSL 1.1.1); uruchom ponownie komputer
%0 https://e-dokumenty.mf.gov.pl/... Serwery Ministerstwa Finansów nie działają Odczekaj i ponów próbę (%0 = serwer niedostępny, %200 OK = dostępny)
Nieprawidłowy algorytm module:CryptCreateHash error:80090008 System nie obsługuje szyfrowania SHA-256 Włącz SHA1: w pliku dane.dat w katalogu z danymi wpisz jpkrsasha1=1
błąd wewnętrzny module:CryptSignHash error:80090020 Stare sterowniki podpisu elektronicznego Zaktualizuj sterowniki podpisu elektronicznego do najnowszej wersji
401-Błąd podczas analizowania składni '- -' jako daty Dokument bez daty wystawienia Sprawdź i uzupełnij DataWystawienia we wszystkich dokumentach
401 Weryfikacja negatywna — dokument niezgodny ze schematem XSD Nieaktualna wersja schematu Zaktualizuj program, wygeneruj i wyślij plik ponownie
403 Dokument z niepoprawnym podpisem Błędna konfiguracja programu do e-podpisu Sprawdź konfigurację programu obsługującego podpis elektroniczny
404 Dokument z nieważnym certyfikatem Certyfikat wygasły lub nieważny Użyj ważnego certyfikatu kwalifikowanego
406 Dokument z certyfikatem nieobsługiwanego dostawcy Centrum certyfikacji nieobsługiwane przez system e-Deklaracje Użyj certyfikatu od obsługiwanego dostawcy
408 Dokument zawiera błędy uniemożliwiające przetworzenie Stara wersja mfisk.exe Zaktualizuj program
błąd podpisu - GetSignature error lub getDigestValue empty response Program Mfisk uruchomiony dwukrotnie Zamknij jeden z uruchomionych procesów Mfisk i ponów wysyłkę
host not present, mfisk not found Program mfisk.exe wyłączony Uruchom program mfisk.exe
file empty Plik nie zawiera wszystkich danych Sprawdź kompletność danych i wygeneruj plik ponownie
Cannot create file C:\madar\...\JPK_VAT...zip Folder ma ustawiony tryb „tylko do odczytu" Odznacz „tylko do odczytu" dla folderu lub wyłącz program antywirusowy

Problem z serwerem proxy

Jeśli firma korzysta z serwera proxy, program rozpoznaje ustawienia proxy z systemowych ustawień Internet Explorer. W przypadku stosowania proxy.pac — do katalogu z danymi programu należy dograć plik dane.dat z wpisem:

proxyURL=http://user:pass@10.10.10.10:80

Aktualizacja programu

Problemy z walidacją i wysyłką często wynikają z nieaktualnej wersji programu — zmiany w przepisach skutkują nowymi wersjami schematu JPK.

Aktualizacja: Administracja → Narzędzia → Aktualizacja.

Po ukończeniu aktualizacji zrestartuj program.

Najczęstsze pytania

Kontrahent nie ma NIP — co wpisać w pole NIP, żeby plik JPK przeszedł walidację?

W polu NIP wpisz brak. Pole nie może być puste — walidacja wymaga wartości.

Błąd walidacji TKodKrajuWydania — co poprawić?

W polu kodu kraju wpisz dwuliterowy kod ISO (np. CH), a nie pełną nazwę kraju (np. Szwajcaria). Program oczekuje formatu zgodnego ze standardem ISO 3166-1 alfa-2.

Jak pobrać wygenerowany plik XML JPK na dysk?

Na liście plików JPK zaznacz wybrany plik i wybierz Narzędzia → Download pliku XML. Plik zostanie zapisany w folderze Moje Dokumenty.

Jak ustawić w konfiguracji JPK, że podatnik jest osobą fizyczną (JDG)?

W oknie konfiguracji JPK (JPK → Narzędzia → Konfiguracja → zakładka Deklaracje) wypełnij pole Data urodzenia. Bez tej daty plik może być odrzucony przez walidację jako nieprawidłowy dla osoby fizycznej.

Gdzie ustawić właściwy urząd skarbowy dla pliku JPK V7M?

W oknie JPK → Narzędzia → Konfiguracja → zakładka Deklaracje — pole Urząd skarbowy. Jeśli to pole jest puste, plik JPK może nie generować się lub generować się z błędnym urzędem.

Jak poprawnie nazwać raport bankowy, dla którego ma być generowany JPK WB?

W nazwie raportu bankowego użyj numeru rachunku bankowego poprzedzonego prefiksem PL (pełny format IBAN bez spacji). Nazwa opisowa (np. 01/2017) jest nieakceptowana przez schemat JPK WB.

W których miesiącach wysyłać JPK_V7K z deklaracją, a w których tylko ewidencję?

Przy rozliczeniu kwartalnym (VAT-7K):

  • Miesiące kończące kwartał (marzec, czerwiec, wrzesień, grudzień) → plik JPK_V7K + deklaracja
  • Pozostałe miesiące (styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec, sierpień, październik, listopad) → plik JPK_V7K ewidencja (bez części deklaracyjnej)

Przy wysyłce JPK pojawia się komunikat „300 brak dokumentu" — co to znaczy?

Kod 300 oznacza, że próbowano przesłać ten sam plik JPK po raz drugi. Ten sam dokument nie może być wysłany dwukrotnie. Jeśli poprzednia wysyłka zakończyła się błędem — należy wygenerować nowy plik i wysłać go jako korektę.

W JPK za dany miesiąc generują się nieprawidłowe daty odliczenia VAT — dlaczego?

Najczęstsza przyczyna to puste pole data wpływu w rejestrze zakupu. Pole to musi być wypełnione — decyduje o tym, w którym miesiącu VAT jest odliczany. Należy uzupełnić je w odpowiednich dokumentach w Rejestrach VAT i wygenerować JPK ponownie.

Chcę przetestować wysyłkę faktur do KSeF środowiskiem DEMO, ale program wysyła na serwer produkcyjny — jak zmienić?

Domyślnie program pracuje na tokenie i serwerze produkcyjnym. Aby przełączyć na inne środowisko, należy wpisać w Administracja → Operacje → Dane Systemu:

  • ksefEnv=1 — serwer demo / przedprodukcyjny
  • ksefEnv=2 — serwer testowy

Po zakończeniu testów należy usunąć ten wpis (lub ustawić ksefEnv=0), aby wrócić do środowiska produkcyjnego.

Nie mogę zaimportować pliku JPK_FA — dane dotyczą innego miesiąca niż bieżący.

Import pliku JPK za inny miesiąc wymaga tymczasowej zmiany daty systemowej programu (CURRDAY):

  1. Administracja → Bazy → Operacja na bazie → CURRDAY
  2. Wpisz datę z miesiąca, którego dotyczy plik
  3. Zaimportuj plik
  4. Wyloguj się (CURRDAY wróci do bieżącej daty)

Czy można zaimportować do MADAR pliki JPK_VAT i JPK_KPiR z poprzedniego biura rachunkowego, żeby uzupełnić rejestry VAT i KPiR za wcześniejsze miesiące?

Tak — pliki JPK można zaimportować przez moduł Integrator VAT. Jeśli ustawienia są prawidłowo skonfigurowane, dane przepiszą się też do KPiR. Pozycje spoza rejestrów VAT (np. wpisy czysto KPiR-owe) należy uzupełnić ręcznie.

Faktury nie dotarły do KSeF — jak wygenerować poprawny JPK?

Jeśli faktura jest w rejestrze VAT, ale nie ma numeru KSeF (nie dotarła do KSeF), przed generowaniem JPK należy:

  1. W rejestrze VAT przejdź na zakładkę Rozksięgowanie automatyczne i wyczyść pole KSeF.
  2. Na zakładce Uwagi odznacz [_] KSeF send i [_] KSeF status.
  3. Ustaw oznaczenie BFK albo wyślij fakturę ponownie do KSeF.

Kontrahent ma zagraniczny NIP — urząd nie może odczytać pliku JPK. Czy trzeba kasować fakturę?

Nie. Wystarczy poprawić NIP na karcie kontrahenta (Kontrahenci → znajdź → edytuj pole NIP) i wygenerować plik JPK ponownie.

Powiązania

Artykuły na blogu