Przejdź do treści

KSeF — odbieranie faktur

Faktury zakupowe wystawione przez dostawców w KSeF można pobierać bezpośrednio do MADAR. W programach chmurowych pobieranie odbywa się automatycznie, w instalowanych — ręcznie.

Dostęp do listy faktur otrzymanych

Wariant programu Ścieżka
Madar7 w chmurze Sekretariat → Faktury elektroniczne
KPR w chmurze JPK-KSEF
Madar7 instalowany Ewidencje → E-FAKTURY KSEF
KPR instalowany Dokumenty

Po wejściu do modułu przejdź do zakładki:

KSEF → Lista faktur otrzymanych

Pobieranie faktur — programy chmurowe

Faktury zakupowe pobierane są automatycznie co godzinę od kwietnia 2026. Nie jest wymagane ręczne inicjowanie pobierania.

Pobieranie faktur — programy instalowane

W module Faktury elektroniczne (Księgowość → KSEF):

KSEF → prod: Lista faktur otrzymanych

Program wyświetla raport z pobranych dokumentów — kliknij X, aby zamknąć raport. Lista zostaje uzupełniona o pobrane faktury zakupowe.

Raz w tygodniu odnów token: KSEF → prod: Pozyskanie Refresh Token

Filtrowanie i podgląd

Lista faktur ma domyślnie ustawiony filtr otwarte — widoczne są wyłącznie faktury niezaksięgowane.

Aby wyświetlić wizualizację faktury: zaznacz ją na liście, a następnie:

Podgląd → KSEF

W programach chmurowych wizualizacja widoczna jest też po prawej stronie okna podczas księgowania.

Akceptacja do księgowania

Pobrana faktura wymaga akceptacji przed zaksięgowaniem. W zakładce KSEF na karcie faktury dostępne są przyciski:

Przycisk Działanie
AKCEPTACJA Faktura zatwierdzona do księgowania — oznaczona znacznikiem
ODRZUCENIE Faktura odrzucona — przekreślona na liście

Termin akceptacji

Faktury należy zaakceptować lub odrzucić do 7. dnia następnego miesiąca. To ustawowy termin na ustosunkowanie się do faktur otrzymanych w KSeF.

Księgowanie

Po akceptacji fakturę możesz zaksięgować przez rejestr VAT:

  1. Przejdź do Rejestry VAT → Dopisz.
  2. Kliknij przycisk KSEF i z listy wybierz fakturę do zaksięgowania.
  3. Część pól zostaje wypełniona automatycznie (kontrahent, daty, kwoty). Uzupełnij lub popraw wymagane pola (opis, konto księgowe).
  4. Kliknij Zatwierdź.

Numer KSeF w JPK

Powiązanie faktury przez przycisk KSEF powoduje, że w zakładce Rozksięgowanie automatyczne pojawia się podpięty dokument z KSeF. Dzięki temu numer KSeF automatycznie trafia do pliku JPK.

Alternatywnie możesz użyć automatycznego rozpoznawania AI: po wczytaniu faktury z KSeF system proponuje dekretację na podstawie wzorców.

Wprowadzenie towaru na magazyn

Fakturę otrzymaną z KSeF można przekształcić w dokument PZ:

→ Jak wprowadzić towar na magazyn na podstawie faktury z KSeF

Oznaczenia w JPK_V7M(3)

Faktury zakupowe otrzymane z KSeF wykazywane są w JPK z oznaczeniem:

Znacznik Opis
KSEF Faktura z numerem KSeF
BFK Faktura zakupowa poza KSeF
DI Dokument wewnętrzny

Przed wygenerowaniem JPK ustaw statusy KSEF w rejestrach VAT:

Rejestry VAT → operacje → rejestracja KSEF

Najczęstsze pytania

Faktura zakupowa wczytana z KSeF automatycznie oznacza się jako zapłacona — jak naprawić?

Otwórz fakturę do edycji w rejestrach VAT, przejdź do zakładki DEWIZY i popraw wartość pola Niezapłacone na właściwą kwotę. Przyczyną jest błąd konkretnej wersji programu — sprawdź, czy dostępna jest aktualizacja.

Przy pobieraniu faktur z KSeF pojawia się komunikat o przekroczeniu 20 żądań na godzinę — co zrobić?

To ograniczenie narzucone przez Ministerstwo Finansów. Aby pobierać faktury sprzedażowe automatycznie z pominięciem tego limitu, w Administracja → Dane systemu wpisz:

KSEFSprzedaz=1

Po wpisaniu parametru faktury będą ściągane automatycznie.

Wpisałam KSEFSprzedaz=1 w Danych systemu, ale faktury nadal nie pobierają się automatycznie — co ten parametr robi?

Parametr KSEFSprzedaz=1 powoduje automatyczne wczytywanie nowo wystawionych faktur sprzedażowych z KSeF. Faktury wystawione przed wpisaniem parametru należy pobrać ręcznie.

W module KSEF (otwarte) widnieją faktury z poprzednich miesięcy — jak je usunąć z listy?

Nie usuwa się ich przez kasowanie. Zaznacz fakturę na liście i wykonaj AKCEPTACJA → Odrzucenie. Faktura zostanie oznaczona jako odrzucona i zniknie z filtrowanej listy otwartych.

Przy księgowaniu faktury korygującej z KSeF (bez zmiany kwot, tylko zmiana treści) pojawia się komunikat „brak pozycji" — co zrobić?

„Brak pozycji" to tylko pytanie, czy mimo braku pozycji towarowych zapisać dokument. Naciśnij Zapisać → TAK.

Powiązania