Przejdź do treści

Absencje i plan pracy

Ewidencja czasu pracy i nieobecności realizowana jest w trzech modułach, które zasilają się nawzajem:

  1. Absencje (Kadry-Płace → Absencje) — rejestracja urlopu, choroby, szkoleń i innych nieobecności
  2. Plan pracy (Kadry-Płace → Plan pracy) — harmonogram i ewidencja czasu pracy; zasilany przez absencje
  3. Lista płac → zakładka Księgowanie — kalendarzyk z przepisanymi kodami; podstawa do naliczenia zasiłków i urlopu

Absencje

Wpisywanie absencji

Opcja Kadry → Absencje wyświetla listę absencji wszystkich pracowników. Filtrowanie możliwe wg pola Pracownik lub Kategoria.

Aby dopisać absencję, naciśnij Dopisz i wypełnij pola:

Pole Opis
Pracownik Wybierany z listy pracowników
Kategoria Rodzaj absencji wybierany z bazy kategorii (np. chorobowe, urlop)
Data od Początek nieobecności
Data do Koniec nieobecności — podaje się pełen okres wraz z dniami wolnymi; program wyliczy faktyczne dni na podstawie planu pracy
Ilość Obliczana automatycznie wg dat i planu pracy
Opis Dodatkowy opis (np. numer zwolnienia)
Kod Symbol literowy nieobecności
Procent % wypłacanego świadczenia z tytułu nieobecności

Kontrola nakładania się

Program sprawdza, czy pracownik nie ma już wpisanej absencji w podanym okresie. W przypadku nakładania się wyświetli komunikat zajęte dd/mm/rrrr.

Korekta nieobecności z poprzedniego miesiąca

Jeżeli wynagrodzenie za dany miesiąc zostało już wypłacone, a pracownik przyniósł zwolnienie z datą wsteczną, korektę wprowadza się w Kadry → Absencje wybierając w polu Rodzaj: absencja — korekta i wpisując liczbę dni z poprzedniego miesiąca w polu Ilość.

Przykład

Płace za sierpień wypłacono 29 sierpnia. Pracownik zachorował 30 sierpnia. W absencjach należy wprowadzić korektę z ilością 1. W następnym miesiącu lista płac pobierze tę korektę do pola korekta czasu pracy.

Urlop macierzyński i wychowawczy

Osoby na urlopach wychowawczych i pobierające zasiłek macierzyński muszą być osobno ewidencjonowane do celów ZUS (składki finansowane przez budżet państwa):

  1. Zarejestruj urlop w Kadry → Umowy o pracę — rodzaj: urlop wychowawczy, z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia i podstawą składek.
  2. Wprowadź absencję w Kadry → Absencje z odpowiednią kategorią.
  3. Wpisz na listę płac (zasiłek macierzyński w polu 85, rodzicielski w 87).

Kody zasiłków w planie pracy:

Kod Zasiłek Pole
m Macierzyński 85, 168
O Rodzicielski 87
n Ojcowski/dodatkowy 85

Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego do wysokości świadczenia rodzicielskiego wpisuje się w polu 46 — dodatkowe świadczenie (kod 329 w Płatniku).

Plan pracy

Roczna karta planu pracy

Dla każdego pracownika i na każdy rok zakładana jest oddzielna karta w opcji Kadry → Plan pracy → Dopisz:

Pole Opis
Rok Rok, na który zakładana jest karta
Ważne od … do Faktyczny czas pracy — poza tym okresem program wstawia kody zwolnienia -----
Pracownik Wybierany z listy; brak pracownika = kalendarz wzorcowy
Wzorzec Numer kalendarza wzorcowego dla tej grupy pracowniczej
Urlop Przysługujące dni urlopu wypoczynkowego + dodatkowe pole na urlop uzupełniający
Urlop zaległy Dni urlopu zaległego z poprzedniego roku
Opieka 2 dni opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 14
Urlop na żądanie Dni urlopu na żądanie
Chor. zakł. Przysługujące dni chorobowego zakładowego

W dolnej części karty można wpisać planowane urlopy (data od/do + faktyczne dni po odjęciu dni wolnych). Zestawienie planowanych urlopów: Plan pracy → Inne → Plan urlopów.

Miesięczna karta pracy

Po wejściu do miesiąca (klawisz Styczeń … Grudzień) otwiera się ewidencja z trzema kolumnami:

Kolumna Przeznaczenie
== PLAN == Planowane dni pracy — przepisywane z kalendarza wzorcowego
= WYKONANIE = Faktycznie wykonana praca i absencje (dwa pola: praca + nadgodziny)
= KOREKTA = Absencje korekty z poprzedniego miesiąca

Każdą komórkę wypełnia się przez wybór kategorii z listy. Program sumuje dni i godziny automatycznie.

Wypełnianie automatyczne

  • Z wzorca — wypełnia kolumnę WYKONANIE wg kalendarza wzorcowego o zgodnym numerze
  • Z pracownika — przepisuje wykonanie z innego pracownika

Rejestracja nadgodzin

Nadgodziny wpisuje się w kolumnie = WYKONANIE = (druga kolumna) jako kategorię z symbolami godzin: - i — nadgodziny płatne 50% - j — nadgodziny płatne 100%

Liczba kategorii musi odpowiadać wszystkim kombinacjom godzin nadliczbowych w zakładzie.

Wypełnianie na podstawie RCP

Jeżeli w bazie RCP zarejestrowane są odczyty przyjść i wyjść, program wyświetla je automatycznie obok bieżącego dnia (czas wejścia, wyjścia i obliczony czas pracy). Służy to weryfikacji i korekcie danych przekazywanych do listy płac.

Weryfikacja zgodności

Opcja Plan pracy → Inne → Test wg kadr sprawdza spójność między planem pracy, bazą absencji i listą płac. Jako daty podaje się 01.01.RRRR (test całoroczny).

Kalendarz wzorcowy

Kalendarz wzorcowy tworzy się przez dopisanie karty bez wskazania pracownika. W polu == PLAN == wpisuje się dni robocze i świąteczne na cały rok. Przy kilku grupach pracowniczych zakłada się kilka kalendarzy z różnymi numerami wzorca.

Zakładanie nowego roku: Plan pracy → Inne → Zakładanie nowego roku — tworzy nowy kalendarz wzorcowy i przepisuje każdemu pracownikowi niewykorzystany urlop.

Kopiowanie między firmami: Zaznacz wzorzec → Inne → Zapis dysk (plik w Moich dokumentach). W drugiej firmie: nowy kalendarz → Inne → Czytaj dysk.

Badania i szkolenia

Opcja Kadry → Badania ewidencjonuje przeprowadzone badania lekarskie i szkolenia BHP.

Dopisywanie badania lub szkolenia

Pole Opis
Rodzaj szkolenie BHP, szkolenie PPOZ, szkolenie inne, badanie okresowe, badanie specjalistyczne, orzeczenie o niepełnosprawności, uprawnienia, prawo wykonywania zawodu, specjalizacja, wiza
Numer Numer zaświadczenia lub certyfikatu
Data wykonania Data przeprowadzenia
Ważne od … do Okres obowiązywania
Pracownik Wybierany z listy
Koszt / Dieta / Netto Koszty przeprowadzenia szkolenia

Program sygnalizuje w zestawieniach upływ ważności badań i szkoleń.

Zestawienia badań i szkoleń

  • Kadry → Badania → Zestawienia → Wg pracownika — zestawienie dla wybranego pracownika
  • Kadry → Badania → Zestawienia → Wg daty — zestawienie chronologiczne
  • Kadry → Wydruki → Stan wg pracowników — kolumny badania — bad. okresowe, badania — BHP

Szczególne przypadki

Pracownik zatrudniony w trakcie miesiąca

W planie pracy wpisz datę ważne od równą dacie zatrudnienia. Przed tym terminem program wstawi kody ----- (nie zatrudniony), co spowoduje prawidłowe proporcjonalne naliczenie wynagrodzenia.

Praca w soboty i niedziele

Pracę w dzień wolny rejestruje się kodem l (godziny pracy w dzień wolny). Przysługujący wolny dzień w zamian wpisuje się kodem W.

Urlop dla pracownika na pół etatu

Urlop wpisuje się w dniach kalendarzowych, ale limit (pole urlop w karcie pracy) powinien być proporcjonalny do wymiaru etatu. Program automatycznie przelicza dni i godziny.

Powiązania