Przejdź do treści

Pakiet mobilności — kierowcy w transporcie międzynarodowym

Pakiet mobilności wprowadził odrębne zasady wynagradzania i rozliczeń składkowo-podatkowych dla kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe. Kierowcy ci nie są w podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy (art. 26f ustawy o czasie pracy kierowców) — zamiast diet pracowniczych stosuje się tzw. diety wirtualne: kwoty odliczane od podstawy ZUS i PIT, ale niewchodzące do wynagrodzenia brutto.

Obsługa pakietu mobilności wymaga zaznaczenia [V] ZAGRANICA na liście płac każdego kierowcy wykonującego przejazdy zagraniczne.

Podstawa prawna

  • Art. 26f–26h ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców — zasady wynagradzania, podstawa ZUS
  • Art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT — zwolnienie podatkowe 20 EUR/dzień

Pełne teksty przepisów: Kierowcy w transporcie międzynarodowym — podstawy prawne

Diety wirtualne — co to jest

Dieta wirtualna to kwota obliczana na podstawie liczby dni pobytu za granicą i kursu EUR, która:

  • nie jest wypłacana kierowcy (stąd nazwa „wirtualna"),
  • służy wyłącznie do pomniejszenia podstawy ZUS i PIT,
  • jest obliczana osobno dla celów ZUS (60 EUR/dzień) i dla celów PIT (20 EUR/dzień).

Diety wirtualne a brutto

Diety wirtualne nie wchodzą do wynagrodzenia brutto — pełnią wyłącznie funkcję odliczenia od podstawy. Pole 48 (ryczałt) w programie służy wyłącznie do wyliczenia 30% ulgi PIT i nie może być doliczane do brutto.

Obliczanie podstawy ZUS

Krok 1 — ustal przychód brutto

Przychód brutto obejmuje wszystkie wypłaty za dany miesiąc, w tym wynagrodzenie za urlop. Nie wlicza się:

  • zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (chorobowe zakładowe — pole 95).

Krok 2 — dwustopniowy test progu

Rok Przeciętne wynagrodzenie (próg)
2023 6 935,00 zł
2024 7 824,00 zł
2026 9 420,00 zł

Sanitariaty i zwroty kosztów wchodzą do przychodu przy pierwszym teście

Przy ustalaniu, czy przychód przekracza próg, sumuje się wszystkie świadczenia — w tym sanitariaty i inne zwroty kosztów z art. 26g pkt 2 ustawy. Dopiero po potwierdzeniu, że łączny przychód > próg, odejmuje się te kwoty od podstawy ZUS. Tak wynika z interpretacji ZUS Oddział Lublin z 9 stycznia 2025 r. (DI/200000/43/1099/2024).

Test I — czy stosować zasady szczególne?

Zsumuj: wynagrodzenie zasadnicze + premie + sanitariaty + wszystkie inne świadczenia ze stosunku pracy.

  • Jeśli suma > próg → przejdź do Testu II (zasady szczególne).
  • Jeśli suma ≤ próg → zasady ogólne: podstawa ZUS = faktyczny przychód, bez żadnych odliczeń.

Test II — oblicz podstawę ZUS (tylko gdy Test I > próg)

Podstawa ZUS = przychód − diety wirtualne ZUS (60 EUR × dni) − sanitariaty − inne zwroty z art. 26g pkt 2

Wynik nie może być niższy od progu — jeśli jest, podstawa ZUS = próg.

Obliczanie podstawy PIT

Zwolnienie podatkowe wynosi 20 EUR za każdy dzień pobytu za granicą (art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT). W programie ulga ta wykazywana jest w polu 7 jako 30% diety.

Podstawa PIT = przychód brutto − diety wirtualne PIT (20 EUR × dni) − sanitariaty − KUP − składki społeczne

Dni pobytu za granicą

Przy liczeniu dni za granicą nie uwzględnia się:

  • dni urlopu wypoczynkowego,
  • okresu zwolnienia lekarskiego (L4),
  • urlopu bezpłatnego.

Pobyt krótszy niż 12 godzin

Czas pobytu Stawka diety
do 8 godzin 1/3 pełnej kwoty
ponad 8 do 12 godzin 1/2 pełnej kwoty
powyżej 12 godzin pełna kwota

Składnik sanitariaty

Od nowelizacji pakietu mobilności pracodawca może wprowadzić ryczałtowy zwrot kosztów za korzystanie z urządzeń sanitarnych za granicą.

Kwestia Zasada
Podatek PIT Zawsze zwolniony
Składki ZUS Zwolnione gdy przychód (z sanitariatami) > próg — wówczas odejmowane od podstawy ZUS; oskładkowane gdy przychód ≤ próg
Obowiązkowość Nieobowiązkowy — musi być wprowadzony w wewnętrznych zasadach wynagradzania lub umowie o pracę
Dotyczy Kierowcy realizujący przejazdy poza granicami kraju (nie dotyczy przejazdów krajowych)

Kwota sanitariatów jest zmienna — wynika z liczby i długości pobytów za granicą w danym miesiącu i jest podawana przez pracodawcę na podstawie danych z czasu pracy.

Częściowe oskładkowanie sanitariatów

Gdy wynagrodzenie kierowcy jest zmienne, zwrot za sanitariaty może być w jednym miesiącu zwolniony z ZUS, w innym oskładkowany (lub częściowo oskładkowany). Program obsługuje ten przypadek przez pole 115 (dodatkowa podstawa do ZUS).

Konfiguracja w programie

Pole ZAGRANICA

Na każdej liście płac kierowcy realizującego przejazdy zagraniczne musi być zaznaczone:

[V] ZAGRANICA

Bez tego zaznaczenia program nie stosuje zasad pakietu mobilności.

Chorobowe — osobna lista

Wynagrodzenie chorobowe (L4) nalicza się na osobnej liście płac z niezaznaczonym [ ] ZAGRANICA. Limit podstawy ZUS obniża się proporcjonalnie — o 1/30 za każdy dzień choroby.

Pola płacowe dla pakietu mobilności

Pole Zawartość
1 Płaca zasadnicza
2 Dieta wirtualna (kwota do odliczenia od podstaw)
4 Premia uznaniowa
7 Ulga 30% diety wirtualnej (odliczenie od podstawy PIT)
48 Ryczałt — podstawa do obliczenia 30% diety; nie jest doliczany do brutto
95 Wynagrodzenie chorobowe zakładowe
99 Podstawa ubezpieczenia emerytalnego i rentowego
115 Dodatkowa podstawa do ZUS (np. oskładkowana część sanitariatów)

Wzory w definicji pól (Lista Płac → Konfiguracja → Definicje pól → Program)

Poniżej typowa konfiguracja dla pakietu mobilności z sanitariatami. Pola użytkownika:

Pole Znaczenie w tym układzie
1 Brutto podstawa (wynagrodzenie zasadnicze)
2 Dieta wirtualna (wpisywana ręcznie)
3 Dopłaty do ryczałtu
4 Premia uznaniowa
5 Wynagrodzenie za pracę (wyliczane)
6 Premia zagraniczna
7 Ulga w podatku (30% diety — wpisywana ręcznie lub wyliczana)
8 Sanitariaty
9 Ekwiwalent za odzież

Wzory w polu Program:

$5=$1+$3+$4+$6-$2
$53=0.0+$2
$50=$5
$48=$8
$31=$7
$58=$9

Objaśnienie:

Formuła Efekt
$5=$1+$3+$4+$6-$2 Wynagrodzenie za pracę = składniki brutto − dieta wirtualna
$53=0.0+$2 Przepisuje dietę wirtualną do pola bez ZUS (obniża podstawę ZUS bez wpływu na brutto)
$50=$5 Przypisuje wynagrodzenie za pracę do pola stałego
$48=$8 Sanitariaty jako podstawa do obliczenia zwolnienia z ZUS
$31=$7 Przepisuje ulgę PIT do właściwego pola stałego
$58=$9 Ekwiwalent za odzież tylko do netto (bez ZUS i PIT)

Ręczna ulga PIT zamiast automatycznej

Jeśli chcesz wpisywać kwotę ulgi PIT samodzielnie (zamiast automatycznego wyliczenia 30% diety), usuń linię $7=$2/3 z definicji pól i wpisuj kwotę bezpośrednio w polu 7 na liście płac.

Sanitariaty a podstawa ZUS i PIT

Sanitariaty obniżają podstawę ZUS (jako zwrot kosztów z art. 26g), ale nie obniżają bezpośrednio podstawy PIT. Podstawa PIT pozornie rośnie gdy zmniejszamy ZUS — bo mniejsze składki społeczne oznaczają mniejsze odliczenie od dochodu. To prawidłowe działanie, nie błąd.

Przykład obliczenia

Składnik Kwota
Wynagrodzenie zasadnicze 7 100,00 zł
Premia uznaniowa 4 000,00 zł
Sanitariaty (18,5 dni × 25 EUR × kurs 4,4684) 2 066,64 zł
Przychód brutto 13 166,64 zł

Diety wirtualne (18,5 dni × kurs 4,4684):

Cel Stawka Kwota
ZUS 60 EUR/dzień 4 959,92 zł
PIT 20 EUR/dzień 1 653,31 zł

Obliczenia:

Podstawa Obliczenie Wynik
Podstawa ZUS 13 166,64 − 4 959,92 − 2 066,64 = 6 140,08 → poniżej progu 2023 6 935,00 zł
Podstawa PIT 13 166,64 − 1 653,31 − 2 066,64 9 446,69 zł

Najczęstsze pytania

Podstawa ZUS jest wyższa niż brutto — jak to możliwe?

Może wystąpić, gdy kwota sanitariatów (pole $7) wchodzi do podstawy ZUS przez pole 115 (dodatkowa podstawa). Sanitariaty zwiększają podstawę ZUS, gdy wynagrodzenie kierowcy nie przekracza przeciętnego wynagrodzenia.

W liście z L4 program liczy błędną podstawę ZUS — dlaczego?

Chorobowe (L4) musi być naliczone na osobnej liście płac bez zaznaczonego [V] ZAGRANICA. Limit podstawy ZUS dla pakietu mobilności należy pomniejszyć o 1/30 za każdy dzień choroby. Połączenie obu list na jednej pozycji daje błędne wyniki.

Premia uznaniowa powoduje, że program błędnie obniża podstawę ZUS o dietę — dlaczego?

Sprawdź, czy po dodaniu premii przychód nadal przekracza próg przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli przed premią był poniżej progu — dieta nie była odliczana; po jej dodaniu próg został przekroczony i program zaczął odliczać diety.

Dieta wirtualna wchodzi mi do brutto — czy to błąd?

Tak, diety wirtualne nie powinny wchodzić do brutto. Sprawdź, czy pole 48 jest traktowane jako ryczałt do obliczenia ulgi, nie jako składnik wynagrodzenia. Diety wirtualne służą wyłącznie jako podstawa do wyliczenia 30% odliczenia od podstawy PIT.

Sanitariaty są naliczane, ale kierowca jeździ tylko w kraju — czy to prawidłowe?

Nie — ryczałt za sanitariaty dotyczy wyłącznie kierowców realizujących przejazdy za granicą. Przy przejazdach bilateralnych (kraj + zagranica) możliwe jest stosowanie ulgi za sanitariaty za dni zagraniczne, jednak wymaga to wprowadzenia jej w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania.

Po zmniejszeniu podstawy ZUS przez diety wirtualne wzrosła podstawa PIT — dlaczego?

To prawidłowe działanie. Podstawa PIT = brutto − składki ZUS pracownika − odliczenia. Gdy dieta wirtualna obniża podstawę ZUS, składka ZUS jest niższa, więc odliczenie składek od podstawy PIT maleje — i podstawa PIT rośnie. Nie jest to błąd, lecz matematyczna konsekwencja powiązania obu podstaw.

Chcę dodać ekwiwalent za odzież — jak, żeby nie wpływał na ZUS ani PIT?

Przypisz kwotę do pola 9 (ekwiwalent za odzież) i w definicji pól dodaj:

$58=$9

Pole 58 powiększa wyłącznie kwotę do wypłaty netto, bez wpływu na podstawę ZUS ani PIT.

Mam kierowcę na umowie zleceniu wykonującego przejazdy międzynarodowe — jak go rozliczyć?

Moduł Zlecenia nie obsługuje zasad pakietu mobilności. Należy założyć osobną listę płac i rozliczyć kierowcę jako pensję, nawet jeśli formalnie jest zatrudniony na zleceniu.

Firma rozlicza diety wirtualne w zewnętrznym programie (np. INELO) — jak wprowadzić wyniki do MADAR?

Można przyjąć podejście ręczne: w polu 1 wpisz brutto wyliczone przez zewnętrzny program, w polu 2 — dietę wirtualną, w polu 7 — ulgę PIT. Program obliczy podstawy ZUS i PIT na podstawie tych danych. Własne wzory z zewnętrznego programu należy usunąć z definicji pól, aby nie duplikować obliczeń.

Powiązania

Artykuły na blogu