Faktury zaliczkowe¶
Klientowi, który dokonuje wpłaty zaliczki w poczet przyszłych dostaw, należy wystawić fakturę zaliczkową. Poniżej opisano prawidłową kolejność rejestracji tego procesu: od przyjęcia wpłaty, przez wystawienie faktury zaliczkowej i jej zaksięgowanie, aż do wystawienia faktury końcowej.
1. Przyjęcie wpłaty od klienta¶
Wpłatę zaliczki ewidencjonuje się zależnie od jej formy:
| Forma płatności | Gdzie rejestrować |
|---|---|
| Gotówka | Księgowość → Kasjer → Kasa X |
| Przelew | Księgowość → Kasjer → Bank X |
Po wprowadzeniu danych wpłaty:
- Z górnego menu wybierz Zaliczka do wystawienia.
- Kliknij Zatwierdź.
2. Wystawienie faktury zaliczkowej¶
Opcja: Księgowość → Faktura VAT → Faktura zaliczkowa.
- Wybierz Nabywcę.
- Kliknij klawisz Wpłaty i z listy wybierz wcześniej zarejestrowaną wpłatę.
- Uzupełnij pozostałe pola faktury.
- Zatwierdź: Zatwierdź.
Faktura zaliczkowa eksportowa¶
Faktury zaliczkowe eksportowe wystawia się analogicznie jak krajowe. Różnica dotyczy stawki VAT:
| Rodzaj eksportu | Stawka VAT |
|---|---|
| Eksport wewnątrzunijny (WNT) | WNT |
| Eksport poza Unię | EXP |
Jeśli faktura wystawiana jest w walucie obcej: Operacje → Włącz dewizy — pojawią się pola do wpisania kursu i wyboru waluty.
3. Księgowanie faktury zaliczkowej¶
Po wystawieniu faktura zaliczkowa jest automatycznie ewidencjonowana w Rejestrach VAT w rejestrze zaliczki od odbiorcy. Po edycji zapisu widoczna jest zakładka rozksięgowanie automatyczne.
W tym etapie księgowany jest wyłącznie VAT. Kwoty netto i brutto pozostają w systemie do czasu wystawienia faktury końcowej — dopiero wtedy są księgowane.
Konta VAT używane przy rozksięgowaniu zaliczek pobierane są z ustawień: Księgowość → Ustawienia → Dane dla F-K.
Tryby księgowania zaliczek¶
| Tryb | Opis | Jak włączyć |
|---|---|---|
| Nierozrachunkowe (domyślne) | Zaliczka nie zmienia stanu rozrachunków | Brak konfiguracji |
| Rozrachunkowe | Zaliczka wpływa na rozrachunki kontrahenta | zaliczkirozrachunkowe=1 w Dane systemu |
Szablon kont dla zaliczek¶
Szablon kont ustawia się w: Księgowość → Ustawienia → Dane dla F-K.
| Pozycja | Dotyczy |
|---|---|
| VAT naliczony | Zaliczki dla dostawców |
| VAT dot. zaliczek dostawców | Zaliczki dla dostawców (przy rozrachunkowych: konto 845) |
| VAT należny | Zaliczki od odbiorców |
| VAT dot. zaliczek | Zaliczki od odbiorców |
Wystawienie faktury zaliczkowej powoduje zapis na koncie VAT dot. zaliczek. Wystawienie faktury rozliczającej stornuje to konto i księguje VAT na właściwym koncie.
4. Rozliczenie faktury zaliczkowej (faktura końcowa)¶
Fakturę końcową wystawia się w tej samej opcji co zwykłą fakturę: Księgowość → Faktura VAT lub Handel → SPRZEDAŻ FVAT.
- Wybierz kontrahenta — program wyświetli komunikat o otwartej zaliczce.
- Kliknij klawisz Zaliczki u dołu ekranu.
- Na ekranie zaliczki kliknij strzałkę po prawej stronie przy każdej zaliczce, którą chcesz podpiąć.
- Po wyborze wszystkich zaliczek kliknij Powrót, aby wrócić do wystawianej faktury.
- Uzupełnij fakturę i zatwierdź: Zatwierdź.
Najczęstsze pytania¶
Jak sprawdzić, czy faktura zaliczkowa została poprawnie zaksięgowana?
W Rejestrach VAT odszukaj wpis w rejestrze zaliczki od odbiorcy. Po wejściu w edycję widoczna jest zakładka rozksięgowanie automatyczne — tam sprawdzisz, na jakie konta trafił VAT.
Przy wystawieniu faktury końcowej nie pojawia się komunikat o zaliczce — dlaczego?
Komunikat pojawia się tylko wtedy, gdy zaliczka jest przypisana do danego kontrahenta i nie jest jeszcze rozliczona. Sprawdź, czy wpłata została zatwierdzona z opcją Zaliczka do wystawienia oraz czy wybrano tego samego nabywcę.
Czy można wystawić jedną fakturę końcową rozliczającą kilka faktur zaliczkowych?
Tak — na ekranie zaliczki wybierz kolejno wszystkie zaliczki klawiszem strzałki po prawej stronie, a następnie kliknij Powrót. Wszystkie wybrane zaliczki zostaną opisane na jednej fakturze końcowej.