Przejdź do treści

Listy płac

Lista płac służy do naliczania wynagrodzeń, składek ZUS i podatku dochodowego dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub umowy-zlecenia. Dostępna w opcji Kadry-Płace → Lista Płac.

Jak rozpocząć

  1. Dopisz pracowników do listy pracowników.
  2. Załóż nagłówek listy płac (Nowa lista).
  3. Wpisz wynagrodzenie dla każdego pracownika (Dopisz).
  4. Wydrukuj listę i paski wypłat (Wydruki → Tabela).
  5. Wyeksportuj dane do Płatnika (klawisz Płatnik).
  6. Zaewidencjonuj absencje w zakładce Księgowanie.

Lista pracowników

Opcja Kadry-Płace → Lista Pracowników zawiera wszystkich pracowników firmy — zarówno zatrudnionych na umowę o pracę, jak i na umowy-zlecenia. Na podstawie tej listy generowane są przesyły do Płatnika i deklaracje PIT-11.

Dostępne są zestawienia wg różnych kryteriów (Zestawienia) oraz import pracowników z zewnętrznego źródła.

Dopisywanie pracownika

Każdego pracownika dopisuje się do listy (Dopisz) i wypełnia podstawowe dane. Karta pracownika zawiera zakładki:

Zakładka Zawartość
Identyfikacja Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, NIP)
Kadry Numer konta bankowego, urząd skarbowy, data do wysługi lat
Płace Stałe składniki wynagrodzenia przepisywane przy tworzeniu nowej listy
Notatki Umowy o pracę, staż, stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie

Zakładka Płace — sposób wprowadzania składników

Zakładka Płace na karcie pracownika (stałe wartości pól płacowych) jest rozwiązaniem archiwalnym. Aktualny sposób przypisywania składników wynagrodzenia dla pracownika to opcja Kadry-Płace → Lista Płac → Konfiguracja → Składniki.

Zakładanie listy płac

W opcji Kadry-Płace → Lista Płac naciśnij Nowa lista — otworzy się okno nagłówka listy. Wypełnij miesiąc, rok, datę wypłaty i rodzaj listy, następnie zatwierdź. Poszczególne wynagrodzenia dopisujesz klawiszem Dopisz.

Wprowadzanie wynagrodzenia

Okno wpisu na listę płac (Kadry-Płace → Lista Płac → Dopisz) podzielone jest na dwie zakładki:

Zakładka Zawartość
Pracownik Dane liczbowe: wynagrodzenie, składki ZUS, podatek, kwota do wypłaty
Księgowanie Ewidencja nieobecności, obliczanie wynagrodzenia za chorobę i urlop, definicja dekretacji

Najważniejsze pola stałe

Numer pola Opis
22 Stawka miesięczna (pełna kwota)
29 Wynagrodzenie za miesiąc (po uwzględnieniu nieobecności)
50 Wynagrodzenie za pracę
51 Dodatki jednorazowe
53 Dodatki bez ZUS
57 Razem potrącenia (z netto)
58 Ekwiwalenty (dodatki) do netto

Stawki procentowe składek na FGSP, Fundusz Pracy i ubezpieczenie wypadkowe wprowadza się w opcji Lista Płac → Konfiguracja → Dane dla Płatnika → Stawki.

Ubezpieczenie wypadkowe

Procent składki na ubezpieczenie wypadkowe wpisuje się dodatkowo w Administracja → Konfiguracja → Dane Podatkowe. Wysokość stawki zależy od liczby ubezpieczonych zgłaszanych przez płatnika — poniżej 10 osób obowiązuje stawka 1,67% (od 1 kwietnia 2015: 1,8%); powyżej — według przelicznika ZUS.

Nieobecności w pracy

Rejestracja nieobecności przebiega trzystopniowo — dane przepływają automatycznie między modułami:

  1. Absencje (Kadry-Płace → Absencje) — rejestracja urlopu, choroby, szkolenia; wpisy automatycznie przechodzą do Planu pracy.
  2. Plan pracy — ewidencja dni i godzin; wpisy automatycznie przechodzą do Listy płac.
  3. Lista płac → zakładka Księgowanie — kalendarzyk z symbolami nieobecności; kwoty obliczane w okienku Zasiłek / URLOP.

Symbole nieobecności

Symbol Znaczenie
c Wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez zakład pracy
C Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego (ZUS)
u Urlop taryfowy

Przy wprowadzonej nieobecności pole 22 (stawka miesięczna) pokazuje pełną kwotę, natomiast pole 29 (wynagrodzenie za miesiąc) — kwotę za faktyczny czas pracy.

Odblokowanie planu pracy

Jeżeli przy dopisywaniu do planu pracy pojawi się komunikat „okres wypłacony", a następnie „zamiana na korektę" — konieczne jest odblokowanie planu pracy przed dokonaniem zmiany.

Wysługa lat i staż pracy

Staż u poprzednich pracodawców

Przebieg zatrudnienia u poprzednich pracodawców wprowadza się w opcji Kadry → Umowy → Rodzaj umowy → Kwestionariusz osobowy, zakładka II (nazwa pracodawcy, data rozpoczęcia i zakończenia).

Zestawienie łącznego stażu dostępne jest w: - Kadry → Płace → Wydruki → Stan wg pracowników — kolumny: Kadry – Staż poprzednio, Kadry – Staż obecnie - Kadry → Płace → Analizy — kolumny: Kadry – Staż poprzednio, Kadry – Staż obecnie, Kadry – Staż razem

Wysługa lat

Obliczana na podstawie daty wpisanej w polu Wysługa od na karcie pracownika (dotyczy okresu poprzedniego — do daty zatrudnienia). Wysługa może być powiązana z listą płac za pomocą funkcji @I.

Składniki wynagrodzenia

W opcji Lista Płac → Konfiguracja → Składniki można przypisać poszczególnym pracownikom kwoty składników wynagrodzenia (w zadanym okresie). Składniki są automatycznie pobierane przy tworzeniu nowej listy płac.

Okienko składnika zawiera pola:

Pole Opis
Rodzaj Numer pola składnika
Termin od … do Okres obowiązywania składnika
Pracownik Wybierany z listy
Kwota Przyznana kwota

Przekroczenie rocznej podstawy składek ZUS

Gdy pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców i jego roczna podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przekracza ustawowy limit, należy to uwzględnić w programie.

  1. Dopisz oddzielną pomocniczą listę płac.
  2. Dodaj pozycję dla pracownika i w polu 99 — Podstawa składki ubezpieczenia emerytalnego i rentowego wpisz kwotę, która przekroczy obowiązujący limit.
  3. Zatwierdź. Od tego momentu program nie naliczy składek emerytalnych i rentowych dla tego pracownika na kolejnych listach do końca roku.

Jeżeli pracownik przekroczył podstawę i przysługuje mu zwrot składek — wpisz kwotę zwrotu w polu 105 — Przekroczenie rocznej podstawy. Program obliczy od tej kwoty należny podatek.

Wydruki list płac

Wydruk listy płac (paski) generuje się w opcji Kadry-Płace → Lista Płac → Wydruki → Tabela.

Wydruk Opis
Tabela Standardowy wydruk listy płac
Tabela A / B / C Wydruki wg własnego projektu (definiowane w Konfiguracja → Definicje pól → zakładka Tabela)

Zestawienie do wypłaty w kasie

Gdy część pracowników otrzymuje wynagrodzenie gotówką, można wygenerować zestawienie do wypłaty w kasie: Sort wg Kolumn — wpisz datę wypłaty i w polu Kolumna podaj 62.

Przelewy z listy płac

Aby wygenerować plik przelewów do wczytania w systemie bankowym:

  1. Sprawdź w swoim banku akceptowany format pliku.
  2. Skonfiguruj dane bankowości elektronicznej w Lista Płac → Konfiguracja → Dane dla Płatnika → Stawki.
  3. W opcji Kadry-Płace → Lista Płac → Przelewy wybierz format (np. plik do Home Cash) i kliknij Generuj.

Filtrowanie wg daty zapłaty

Zaznaczenie [V] wg daty zapłaty — do pliku trafią tylko pracownicy z wybraną datą zapłaty. Bez zaznaczenia — wszyscy pracownicy z aktualnie wybranej listy.

Eksport do Płatnika

Eksport danych płacowych do programu Płatnik wykonuje się klawiszem Płatnik z poziomu Listy Płac lub Umów Zleceń. W wyniku tworzony jest plik *.kdu, który należy wczytać w Płatniku (Narzędzia → Importuj dokumenty).

Eksport zbiera dane za miesiąc zgodny z datą wypłaty wpisaną w pensji pracownika (pole Wypłacono, zakładka Księgowanie).

Brak pozycji w DRA

Jeżeli poszczególne wypłaty nie przechodzą do deklaracji DRA — należy sprawdzić poprawność daty w polu Wypłacono. Można też skorzystać z opcji Renumeracja, która aktualizuje daty wypłaty dla wszystkich pozycji na liście.

Przed pierwszym eksportem należy:

  1. Skonfigurować dane płatnika: Konfiguracja → Dane dla PŁATNIKA — pole Nazwa skrócona musi być zgodne z Płatnikiem.
  2. Wprowadzić kody tytułu ubezpieczeń dla pracowników w opcji Umowy o pracę.

Opcja OSOBNO DRA

Jeżeli w konfiguracji zaznaczono [V] OSOBNO DRA — generowane są dwa dokumenty DRA: osobno dla pracowników i osobno dla pracodawcy. DRA dla pracowników generowane jest zawsze, nawet gdy lista jest pusta.

Księgowanie list płac

Definicje pól i obliczeń

Składniki wynagrodzenia i sposób ich obliczania definiuje się w Lista Płac → Konfiguracja → Definicje pól:

  • Zakładka Program — nazwy i formuły obliczeń dla pól 1–21 oraz 36–42 (pola do samodzielnego projektowania). Każde zaprojektowane pole musi być przypisane do odpowiedniego pola stałego.
  • Zakładka Tabela / Tabela A / B / C — projekt wydruku; pola wybierane z listy (Kody); wydruk należy zakończyć polem 202 ——.
  • Zakładka Własny — własny układ okienka wprowadzania danych (aktywowany przez zmianę typu okienka na Własny).
  • Zakładka PKZP — definicje pól do obliczania sald PKZP.

Automatyczne PK z listy płac

  1. Zdefiniuj sposób dekretacji: Lista Płac → Konfiguracja → Definicja Księgowania Płac.
  2. Sprawdź obliczenia: Lista Płac → Obliczenia → Dekretacja płac.
  3. Zaksięguj: PK → Księgowanie → Księgowanie Listy Płac.

W zakładce Księgowanie (strony 1–9) dla każdego pola płacowego wskazuje się konta Wn i Ma. Na stronach 2–9 dostępne są dodatkowe kolumny MPK (miejsce powstawania kosztów) i LP (numer listy płac) — umożliwiają różnicowanie dekretacji wg grupy listy lub kont rozrachunkowych pracowników.

Rozksięgowanie na konta zespołu 5

Rozksięgowanie proporcjonalne na konta 5 realizowane jest na podstawie dni/godzin wybranych w liście płac. Kwoty do rozksięgowania definiuje się w zakładce Wg klucza: kolumna dodaj — pola do zsumowania jako podstawa; kolumna odejmij — pola odejmowane od podstawy.

Powiązania