Przejdź do treści

Rejestry VAT

Rejestry VAT dostępne są w opcji Księgowość → Rejestry VAT. Wszystkie dokumenty mające wpływ na podatek VAT powinny zostać tu wprowadzone w odpowiednim rejestrze.

Na podstawie rejestrów VAT można:

  • utworzyć wydruki rejestrów VAT
  • wygenerować plik JPK_VAT do Ministerstwa Finansów
  • wypełnić deklarację VAT-7 / JPK_V7M
  • prowadzić rozliczenia należności i zobowiązań z kontrahentami
  • księgować w F-K oraz KPiR

Typy rejestrów

Rejestr Opis
PZ towary handlowe Zakupy towarów wprowadzanych na magazyn
Materiały Zakupy wpisywane bezpośrednio w koszty
Zakup usług Zakup usług
Korekta zakupu Korekty dot. materiałów i usług
Zakup środków trwałych Ewidencja zakupów środków trwałych
Sprzedaż faktury VAT Wystawione faktury sprzedaży
FVAT KOREKTA Korekty sprzedaży
Faktura wewnętrzna FW Reprezentacja i reklama
Delegacje Refundacja kosztów pracownikom
WNT Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
WDT Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
Inne księgowania Przeksięgowania, bilans otwarcia

Opis okienka — zakładka Dokument

Pole Opis
Rejestr Typ rejestru (materiały, sprzedaż FA VAT itp.)
Dokument Rodzaj i numer dokumentu (nadawany przez program lub z faktury)
Dotyczy Numer dokumentu źródłowego przy zakupie
Księgowany Data księgowania dokumentu
Data FA Data faktury
Data VAT Data odliczenia VAT — musi być taka sama jak data księgowania, jeśli VAT odliczany w tym samym miesiącu
Płatność Termin zapłaty
Kontrahent Wybierany z listy kontrahentów
Temat Wybierany z listy tematów
Opis Czego dotyczy dokument
23% / 8% / 0% / ZW Kwoty netto wg stawek VAT
VAT Kwota podatku VAT
Brutto Łączna kwota brutto
Niezapłacone Kwota niezapłacona — modyfikowana automatycznie przy zapłacie

Pole Niezapłacone

Pola Niezapłacone nie modyfikuj ręcznie — jest aktualizowane automatycznie przy zapłacie w kasie, banku lub z zaliczki.

Symbole przy numerze dokumentu

Symbol Znaczenie
żarówka 💡 Znacznik wysłania przelewu — przelew do kontrahenta został wystawiony

Dekretacja

Automatyczna

W zakładce Rozksięgowanie automatyczne program proponuje konta na podstawie schematów zdefiniowanych w Bazy → Dane dla F-K (patrz Konfiguracja → Schematy księgowań):

  • konto zespołu 2 — rozrachunki z kontrahentem
  • konto zespołu 4 (i opcjonalnie 5) — zakupy materiałów / usług
  • konto zespołu 3 — zakupy na magazyn
  • konto zespołu 7 — sprzedaż

Ręczna

Jeśli potrzebne są niestandardowe księgowania (np. więcej kont z zespołu 4), należy:

  1. Nie wypełniać kont w zakładce Dokument
  2. Całe rozksięgowanie wprowadzić w zakładce Rozksięgowania ręczne

Zestawienia

Zestawienie Opis
Rejestr VAT Zestawienie dla wskazanego rejestru za wybrany okres
Nierozliczony VAT Pozycje z nierozliczonym podatkiem VAT na dany dzień
Kartoteka Wszystkie operacje w bazie — dokumenty i zapłaty
Niezapłacone Operacje nierozliczone z rejestru

Faktury szczególne

Faktury zaliczkowe

Faktury zaliczkowe ewidencjonuje się w rejestrze Zaliczka od odbiorcy (sprzedaż) lub Zaliczka dla dostawcy (zakup). Rozliczenie zaliczki odbywa się przy wystawieniu faktury końcowej.

WNT i WDT (transakcje unijne)

Wewnątrzwspólnotowe nabycie (WNT) i dostawa (WDT) towarów obsługiwane są w osobnych rejestrach. Program automatycznie nalicza VAT należny i naliczony po obu stronach.

Faktury wewnętrzne (FW)

Stosowane do ewidencji reprezentacji i reklamy. Tworzą jednoczesny zapis po stronie zakupu i sprzedaży.

Poprawa i anulacja

Poprawę dokumentów w rejestrach VAT należy przeprowadzać przed zaksięgowaniem do Księgi Głównej. Po zaksięgowaniu korekty dokonuje się przez wystawienie dokumentu korygującego.

Info

Poprawa dokumentu w rejestrach VAT automatycznie aktualizuje powiązane zapisy w KPiR.

Powiązanie z polami JPK_V7M

Wybór rejestru, stawki VAT i wariantu bezpośrednio decyduje o tym, do którego pola JPK_V7M trafi dana kwota. Poniżej zestawienie dla najczęstszych przypadków. Generowanie pliku JPK i jego wysyłka opisane są w JPK.

Daty pobierane do JPK

Pole w JPK Odpowiada polu w rejestrze
DataWystawienia Data FA
DataSprzedazy Data VAT
DataWplywu Data wpływu

Pole dataWpływu

W rejestrze zakupów pole Data wpływu musi być wypełnione, aby w pliku JPK była prawidłowo wykazana data wpływu faktury. Puste pole spowoduje, że w JPK pojawi się tylko data zakupu.

Stawki specjalne

Kod stawki Znaczenie
oo Odwrotne obciążenie (nieaktualne — stosować tylko przy korektach starych deklaracji VAT-7)
NOV VAT nie odliczany
NP Eksport usług niepodlegający VAT
NPe Eksport usług UE (art. 28b)
PB Nabycie paliw samochodowych — cel mieszany: 75% KUP, 50% VAT
SM Zakup samochodu firmowego — 100% KUP, 50% VAT
NPK Część wydatku nie stanowiąca KUP — generowana automatycznie przez PB/SM

Sprzedaż krajowa

Typ rejestru Wariant VAT Pola VAT należnego
FA_V (Sprzedaż faktury VAT) — (pusty) ZW → p.10 / 0% → p.13 / 5% → p.15–16 / 8% → p.17–18 / 23% → p.19–20
FA_V stawka oo p.31 (tylko korekty starych deklaracji)

Zakupy krajowe

Typ rejestru Opis Pola VAT naliczonego
KSZ Zakup materiałów p.42–43
KSZU Zakup usług p.42–43
PZ Towary handlowe (na magazyn) p.42–43
zwPZ Korekta zakupu p.42–43
korPZ Korekta zakupu towarów p.42–43
SrTrw Zakup środków trwałych p.40–41

Eksport usług

Typ rejestru Stawka / Wariant VAT Pola VAT należnego
Inv (Invoice NP) stawka NP, wariant pusty p.11
Inv (Invoice NP) stawka NPe, wariant [opodatkowanie UE 28b] p.12 + VAT-UE (usługi)
dowolny wariant [nie podlega VAT] — (brak)

Import usług (typ: iusl)

Wariant VAT Pola VAT należnego Pola VAT naliczonego
— (pusty), stawki 23% / NOV p.27–28 wg data VAT p.42–43 wg data VAT
[WNT Należny inny okres] p.27–28 wg data VAT p.42–43 wg data księgowania
[WNT Naliczony inny okres] p.27–28 wg data księgowania p.42–43 wg data VAT
[opodatkowanie UE 28b], stawki 23% / OO / NOV p.29–30 wg data VAT p.42–43 wg data VAT
[podatek rozlicza nabywca art. 17] p.31–32 —

Import usług z różnymi datami VAT należnego i naliczonego

Gdy data VAT należnego i naliczonego jest różna, należy wprowadzić dwa oddzielne dokumenty:

  1. Import usług — pole Data VAT pozostawić puste → rozlicza VAT należny
  2. Nabycie wewnętrzne (typ: pw) → rozlicza VAT naliczony

Import towarów (typ: FI, rejestr: VAT od importu)

Wariant VAT Pola VAT należnego Pola VAT naliczonego
— (pusty) — p.42–43
[import bezpośredni 33a] p.25–26 p.42–43

WNT — Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (typ: WNT)

Wariant VAT Stawki Pola VAT należnego Pola VAT naliczonego
— (pusty) 23%, NOV, ZW, NP p.23–24 p.42–43
[WNT inny okres] — p.23–24 wg data księgowania wg data VAT

Korekty i ulga na złe długi (typ: potZ, rejestr: REK)

Pole Rodzaj Pola VAT należnego Pola VAT naliczonego
korekta VAT należny / ulga na złe długi (+/−) p.19–20, podstawa p.68, VAT p.69 —
korekta VAT naliczony / ulga na złe długi — (−) p.46 / (+) p.47
korekta deklaracji — środki trwałe — (+) p.44
korekta deklaracji — pozostałe — (+) p.45

Podatki szczególne

Pole Rodzaj Pole deklaracji
podatek p.33 — remanent (+) należny p.33
podatek p.34 — kasy fiskalne (+) należny p.34
podatek p.35 — WNT środków transportu (−) należny p.35
podatek p.36 — WNT paliwo (−) należny p.36

Najczęstsze pytania

Próbuję wczytać plik CSV przez „Rejestr VAT → czytaj dysk", ale nic się nie importuje — dlaczego?

Import z dysku wczytuje faktury wartościowo — plik musi zawierać:

  • rozbicie kwot na poszczególne stawki VAT (23%, 8%, 0%, ZW itp.),
  • dane odbiorcy/wystawcy łącznie z NIP.

Plik bez tych danych zostanie odrzucony lub zaimportowany bez pozycji. Jeśli plik pochodzi z zewnętrznego systemu, należy uzupełnić go o brakujące kolumny przed importem.

Chcę dodać dokument z oznaczeniami WEW i DI (np. przychód z najmu prywatnego) — jak to zrobić?

Rejestr DET (paragon/utargi) automatycznie nadaje oznaczenie DI — po dopisaniu dokumentu w tym rejestrze można ręcznie dołożyć znacznik WEW (pole poniżej KSEF STATUS). Alternatywnie można użyć rejestru Rachunek (RU) lub FakturaW i dołożyć WEW ręcznie.

Jak anulować korektę faktury w Rejestrach VAT?

Wczytaj dokument do poprawy (funkcja Edycja lub Popraw) i skorzystaj z opcji ANULACJA w menu. Jeśli opcja jest niedostępna, można wyzerować wszystkie nazwy i wartości (kwoty = 0) i zapisać pusty dokument — efekt jest równoważny anulacji.

Wybieram kod GTU z listy, ale po kliknięciu nic się nie dzieje — kod nie jest zaznaczany.

Samo kliknięcie pozycji nie zaznacza kodu. Prawidłowa procedura:

  1. Najedź na właściwy kod GTU.
  2. Kliknij Zaznacz — przy kodzie pojawi się zielony [V].
  3. Kliknij Zatwierdź — po powrocie w polu dokumentu widoczny będzie wybrany kod GTU.

Przy numerze dokumentu w rejestrze VAT widnieje oznaczenie „Żarówka" — co to znaczy?

To jest znacznik wysłania przelewu — informuje, że dla tego dokumentu przelew został już wysłany.

Po wygenerowaniu JPK lub deklaracji pojawiają się nieprawidłowe dane — co zrobić przed regenerowaniem?

Przed ponownym wygenerowaniem deklaracji i pliku JPK należy wykonać sortowanie bazy: Administracja → Operacje → Sortowanie. Sortowanie zapewnia spójność danych i powinno być wykonywane regularnie — zalecane nawet codziennie.

Faktura ma datę sprzedaży 31 marca, ale w rejestrze VAT pojawia się w kwietniu — dlaczego?

Program przypisuje datę VAT automatycznie na podstawie daty wystawienia, nie daty sprzedaży. Obowiązek podatkowy dla VAT powstaje w dacie wystawienia faktury — jeśli faktura została wystawiona w kwietniu, trafi do deklaracji za kwiecień, nawet jeśli data sprzedaży to marzec. Aby zmienić miesiąc rozliczenia VAT, należy ręcznie edytować pole Data VAT w rejestrze.

Wystawiłem fakturę ze stawką NP dla kontrahenta z UE, ale w KSeF pojawiła się adnotacja „np z wyłączeniem art. 100 ust 1 pkt 4 ustawy". Jak prawidłowo wystawić taką fakturę?

Adnotacja „np z wyłączeniem art. 100 ust 1 pkt 4" odnosi się do usług świadczonych poza terytorium UE. Dla usług świadczonych na rzecz kontrahentów z UE (art. 28b ustawy o VAT) należy używać rejestru Invoice NP ze stawką NPe — nie NP. Rejestr Invoice NP umożliwia wybór właściwej klauzuli. Jeżeli klauzula została zastosowana błędnie, może być konieczna korekta faktury.

Jak wpisać fakturę VAT marża z ujemną marżą?

W rejestrze sprzedaży dla faktury VAT marża z ujemną marżą:

  • przy stawce 23% wpisz kwotę 0,
  • przy stawce MRŻ wpisz wartość brutto ceny sprzedaży.

W rejestrze zakupu środków trwałych na fakturze VAT marża zastosuj oznaczenie mrż — wówczas wartość brutto zostanie wykazana w JPK.

Przy próbie anulowania faktury w Rejestrach VAT pojawia się błąd „dokument ilościowy zakaz anulacji" — jak anulować dokument?

Dokument należy anulować dokładnie w tym module, w którym został wystawiony — nie przez Rejestry VAT. Przykładowo: faktura wystawiona w Handel → Sprzedaż FVAT musi być anulowana w tym samym miejscu.

Czy po skonfigurowaniu nowej numeracji kolejny numer jest nadawany automatycznie?

Tak — numer kolejny jest nadawany automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu. Nie trzeba go wpisywać ręcznie przy każdym dopisaniu.

Jak wystawić fakturę dla kontrahenta z UE za usługę, gdy nabywca nie płaci VAT (tzw. odwrotne obciążenie)?

Zależy od rodzaju transakcji:

  • Usługi — wybrać rejestr Invoice NP zamiast Faktura VAT. Decyduje o prawidłowym wykazaniu w deklaracji VAT-7 (pola p.11 lub p.12).
  • Towary — wybrać rejestr WDT (Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów), dostępny przez Faktura VAT → Pozostałe → WDT.

Mam rejestr FVE (eksport) — faktury wystawione, ale nie wchodzą do deklaracji VAT-7 i brak opcji art. 100(12) — dlaczego?

Rejestr FVE obsługuje eksport towarów. Dla eksportu usług na rzecz podmiotów z UE należy używać rejestru Invoice NP — to on wykazuje usługi niepodlegające VAT w Polsce we właściwych polach deklaracji i obsługuje art. 100 ust. 1 pkt 4.

Jak szybko zdublować istniejący dokument w rejestrach VAT?

Zaznacz dokument na liście i naciśnij Ctrl+F2 — program otworzy nowy dokument z przepisanymi danymi gotowy do edycji.

Jak zaksięgować WNT, gdy miesiąc VAT należnego różni się od miesiąca VAT naliczonego?

Używaj wariantu WNT Naliczony Inny okres. Data księgowania (pole Data dokumentu) zasila pola 42–43 (VAT naliczony), natomiast pole Data VAT zasila pola 23–24 (VAT należny). Dzięki temu oba obowiązki podatkowe trafiają do właściwych miesięcy deklaracji.

Jak ująć zakup samochodu osobowego w ramach WNT z 50% odliczeniem VAT?

W rejestrze WNT zmień stawkę z 23% na SM. Program automatycznie rozbija dokument na dwie pozycje: 50% VAT do odliczenia i 50% VAT nieodjęte — bez konieczności ręcznego dzielenia kwot.

Jak zaewidencjonować import usług objętych art. 28b (pola 29 i 30 deklaracji)?

W rejestrach VAT wybierz wariant opodatkowanie UE 28b i wpisz stawkę NOV. Wartości automatycznie trafią do pól 29 i 30 deklaracji VAT.

Jak ująć zakupową stronę faktury VAT marża?

W rejestrze zakupu materiałów wpisz wartość brutto ze stawką mrż. Dokument zasila pole ZakupVAT_Marza w pliku JPK V7M / V7K, bez wykazywania VAT naliczonego.

Jak wprowadzić korekty rocznej proporcji VAT lub ulgę na złe długi?

Dopisz dokument w rejestrze korekta opodatkowania REK i w polu Rodzaj wybierz odpowiedni typ:

Rodzaj Pole deklaracji
korekta deklaracji p.44 śr. Trw. (−) pole 44 VAT naliczony — środki trwałe
korekta deklaracji p.45 pozostałe (−) pole 45 VAT naliczony — pozostałe
korekta VAT naliczony / ulga na złe długi (−) pole 46 lub (+) pole 47
korekta VAT należny / ulga na złe długi (+/−) pola 19–20, 68–69

Przy częściowej spłacie faktury objętej ulgą na złe długi — zmień kwoty do wysokości niezapłaconej części.

Jak ewidencjonować raporty dobowe kasy fiskalnej w rejestrze VAT?

Dopisaj dokument w rejestrze sprzedaż utargi DET. Rejestr ten automatycznie nadaje oznaczenie DI w JPK i nie wymaga numeru faktury.

Jak wygenerować korektę JPK zawierającą tylko część ewidencyjną (bez deklaracji)?

W oknie generowania JPK wybierz strukturę V7M ewidencja (zamiast pełnego V7M + deklaracja). Przydatne przy korekcie danych ewidencyjnych bez zmiany deklaracji.

Jak oznaczyć procedurę B_SPV lub B_SPV_DOSTAWA na fakturze WDT?

Na dokumencie WDT otwórz zakładkę Dokument i w polu Wariant VAT wybierz B_SPV albo B_SPV_DOSTAWA. Następnie przy wystawianiu dokumentu z rozwijanej listy pod polem Płatność wybierz ten sam wariant. Dopiero komplet obu ustawień zapewni prawidłowe oznaczenie w ewidencji JPK.

Przy dopisywaniu dokumentu WNT brakuje znacznika [V]TP — jak go dodać do już wystawionych dokumentów?

W nowej wersji programu znacznik [V]TP jest automatycznie przepisywany z karty kontrahenta na nowo wystawianych dokumentach WNT. W dokumentach już dopisanych, którym brakuje tego znacznika, należy go zaznaczyć ręcznie:

  1. W module Magazyn najedź myszką na klawisz Dostawa.
  2. Wybierz opcję Dekretacja.
  3. Zaznacz dokument na liście.
  4. Kliknij klawisz Dekretacja.
  5. Zaznacz [V]Powiązany.

Artykuły na blogu

Obsługa okna i nawigacja

Dopisywanie i edycja

Automatyzacja i szablony

VAT i JPK