Przejdź do treści

Ewidencja przebiegu pojazdu

Moduł dostępny w opcji Ewidencje → Ewidencja przebiegu (wersja desktop) lub Księgowość → Ewidencja przebiegu (wersja przeglądarkowa).

Służy do:

  • prowadzenia ewidencji przejazdów samochodem prywatnym właściciela lub pracownika w celach służbowych (podstawa do zaliczenia kosztów do KUP — art. 23 ust. 1 pkt 46 updof),
  • prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu przy pełnym (100%) odliczeniu VAT od wydatków eksploatacyjnych (art. 86a ust. 4 UVAT),
  • rejestrowania rzeczywistych kosztów eksploatacji (paliwo, naprawy, ubezpieczenia),
  • rozliczenia comiesięcznych kosztów używania samochodu pracownika i obliczenia należnego mu zwrotu.

Podstawa prawna

Dla celów podatku dochodowego (art. 23 ust. 1 pkt 46 updof):

Wydatki z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych (samochód prywatny właściciela lub pracownika) zalicza się do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie do wysokości:

liczba km faktycznego przebiegu × stawka za 1 km

Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu według określonego wzoru.

Dla celów VAT (art. 86a ust. 4 UVAT):

Pełne (100%) odliczenie VAT od wydatków związanych z pojazdem wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu oraz zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26. Zob. Samochody osobowe — VAT i KUP.

Dwa tryby ewidencji

Moduł obsługuje oba rodzaje ewidencji — różnią się zakresem wymaganych danych (zob. sekcja Wydruki). Ewidencja dla VAT wymaga dodatkowo stanu licznika.

Stawki za 1 km przebiegu

Stawki określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (aktualne od 17 stycznia 2023 r.):

Rodzaj pojazdu Stawka za 1 km
Samochód osobowy — poj. silnika do 900 cm³ 0,89 zł
Samochód osobowy — poj. silnika powyżej 900 cm³ 1,15 zł
Motocykl 0,69 zł
Motorower 0,42 zł

Stawka dla konkretnego pojazdu jest automatycznie pobierana z konfiguracji na podstawie pojemności silnika wpisanej w liście maszyn.

Weryfikacja stawek

Stawki mogą być aktualizowane rozporządzeniem. Przed zastosowaniem sprawdź w ISAP aktualne brzmienie rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych.

Okno wprowadzania przebiegu

Każdy zapis ewidencji odpowiada jednemu wyjazdowi (delegacji lub przejazdowi służbowemu).

Dane wyjazdu

Pole Opis
Lp. Liczba porządkowa — nadawana automatycznie
Data wyjazdu Data wyruszenia w trasę
Data przyjazdu Data powrotu
Samochód Wybierany z listy maszyn; wymagany numer rejestracyjny i pojemność
Trasa Wybierana z listy tras — automatycznie wypełnia cel i długość; lub wpisywana ręcznie
Cel Cel wyjazdu służbowego
Pracownik Osoba prowadząca pojazd — wybierana z listy pracowników
Temat Zlecenie lub projekt powiązany z wyjazdem
Długość Liczba przejechanych kilometrów (automatyczna przy wyborze trasy z listy)
Stawka Stawka za 1 km — pobierana z konfiguracji wg pojemności silnika
Wartość Obliczana automatycznie: długość × stawka

Dane kosztów eksploatacyjnych

W tym samym oknie można zarejestrować faktyczne koszty:

Pole Opis
Faktura Numer dokumentu kosztowego
Z dnia Data dokumentu
Kwota Wartość dokumentu
VAT Kwota podatku VAT na dokumencie
Ilość Ilość (np. litry paliwa)
Rodzaj Typ kosztu: paliwo, olej, naprawa, przegląd, ubezpieczenie, wypadek, amortyzacja, leasing, modernizacja
Sprzedawca Wystawca faktury — wybierany z listy kontrahentów

Pozostałe pola

Pole Opis
Uwagi Dodatkowe informacje
Zaksięgowano Numer dowodu księgowania
Nr delegacji Numer delegacji drukowany na zestawieniach
Dieta Kwota wypłaconej diety związanej z wyjazdem

Lista maszyn

Lista maszyn zawiera dane o pojazdach objętych ewidencją. Dostępna z poziomu ewidencji przez wejście [V] w polu Samochód, lub z opcji Bazy → Lista maszyn.

Dane pojazdu:

Pole Opis
Nazwa Marka i model pojazdu
Rodzaj Typ pojazdu (samochód osobowy, motocykl, motorower)
Rejestracja Numer rejestracyjny
Pojemność Pojemność skokowa silnika w cm³ — decyduje o stawce km
Termin badania Data następnego przeglądu technicznego
Pracownik Osoba odpowiedzialna za pojazd

Termin przeglądu

Pojazd z przekroczonym terminem badania technicznego jest wyróżniony kolorem czerwonym na liście maszyn.

Lista tras

Predefiniowana lista typowych tras przyspiesza wprowadzanie ewidencji. Dostępna z pola Trasa w oknie ewidencji.

Dane trasy:

Pole Opis
Trasa Nazwa trasy (np. „Zabrze — Katowice") — dwa wiersze
Cel Domyślny cel wyjazdu na tej trasie
Odległość Długość trasy w kilometrach

Po wybraniu trasy z listy pola Cel i Długość wypełniają się automatycznie.

Przeglądy i ubezpieczenia

Terminy przeglądów i ubezpieczeń rejestruje się w opcji Ewidencje → Przeglądy pojazdów.

Pole Opis
Samochód Wybierany z listy maszyn
Rodzaj Przegląd techniczny lub ubezpieczenie
Z dnia Data wykonania / zawarcia

Zestawienie zbliżających się i przeterminowanych przeglądów dostępne jest w Wydrukach.

Wydruki i zestawienia

Dostępne w opcji Ewidencja przebiegu → Wydruki.

Wydruk przebiegu pojazdu

Parametry: okres (od / do), pojazd (maszyna), temat, rodzaj = przebieg.

Wydruk zawiera wymagane przez przepisy dane ewidencyjne:

  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika
  • datę i cel każdego wyjazdu
  • opis trasy (skąd–dokąd)
  • liczbę przejechanych kilometrów
  • stawkę za 1 km i kwotę wynikającą z przemnożenia
  • imię i nazwisko kierowcy
  • miejsce na podpis podatnika (potwierdzenie na koniec okresu)

Wydruk poniesionych wydatków

Parametry: jak wyżej, rodzaj = koszty.

Zestawienie zarejestrowanych faktur kosztowych z podziałem na rodzaje (paliwo, naprawy itd.).

Rozliczenie dla US

Rozliczenie do celów podatkowych — kwota KUP wynikająca z ewidencji przebiegu.

Zestawienia

Zestawienie Zawartość
Syntetyka przebiegu Zbiorcze podsumowanie km i kosztów wg pojazdów i pracowników
Przeglądy i ubezpieczenia Terminy przeglądów i ubezpieczeń na wskazany dzień
Delegacja A Wydruk rozliczenia delegacji (wariant A)
Delegacja B Wydruk rozliczenia delegacji (wariant B)

Transport

Moduł Brygadzista → Transport to rozszerzona ewidencja transportu towarów (nie kilometrówka). Pola:

Pole Opis
Data / Nr Data i numer wyjazdu
Trasa Wybierana z listy tras
Kontrahent Odbiorca towaru
Samochód Z listy maszyn
Kierowca Z listy pracowników
Temat Zlecenie / kontrakt
Długość / Stawka / Wartość W zakładce Status

Na podstawie danych możliwy jest wydruk Zlecenia transportowego.

Powiązania

Temat Link
Przepisy — art. 86a VAT, art. 23 pkt 46 updof, VAT-26 Samochody osobowe — VAT i KUP
Pracownicy — lista pracowników Pracownicy
Rozliczenie delegacji w płacach Definicje pól listy płac
Słownik: ewidencja przebiegu pojazdu Słownik

Artykuły na blogu