Przejdź do treści

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR

Akt: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Dziennik Ustaw: Dz. U. 2019 poz. 2544
Wejście w życie: 1 stycznia 2020 r.
Zastąpiło: Rozporządzenie MF z 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. nr 152 poz. 1475, ze zm.)
ISAP: WDU20190002544
Podstawa prawna: art. 24a ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Status: obowiązujące

Weryfikacja

Tekst pochodzi z bazy wiedzy modelu (stan na VIII 2025). Zweryfikuj z ISAP przed zastosowaniem w praktyce.

Streszczenie dla użytkownika MADAR

Rozporządzenie określa formę, zasady prowadzenia i wzór KPiR — Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. W MADAR moduł KPiR (Księgowość → KPiR lub Ewidencje → KPiR w wersji desktop) implementuje te wymagania: kolumny, dowody, terminy zapisów.

Moduł: KPiR

Pełny tekst rozporządzenia

Minister Finansów na podstawie art. 24a ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387, z późn. zm.) zarządza, co następuje:

§ 1. Zakres rozporządzenia

Rozporządzenie określa:

  1. sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwanej dalej „księgą";
  2. szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać podatkowa księga przychodów i rozchodów, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych;
  3. zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, w tym zakres obowiązków informacyjnych wobec naczelnika urzędu skarbowego.

§ 2. Definicje

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

  1. ustawie — rozumie się przez to ustawę z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
  2. księdze — rozumie się przez to podatkową księgę przychodów i rozchodów;
  3. osobach upoważnionych przez podatnika — rozumie się przez to osoby fizyczne zatrudnione przez podatnika na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło, a także małżonka podatnika i małoletnie dzieci podatnika, jeżeli pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym;
  4. biurze rachunkowym — rozumie się przez to podmiot uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
  5. zaksięgowaniu — rozumie się przez to dokonanie zapisów w księdze dotyczących operacji na podstawie właściwego dowodu;
  6. towarach handlowych — rozumie się przez to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej;
  7. materiałach (surowcach) podstawowych — rozumie się przez to materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania — puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery szklane, butle), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi;
  8. materiałach pomocniczych — rozumie się przez to materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości;
  9. wyposażeniu — rozumie się przez to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone do środków trwałych, których wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów o amortyzacji, nie przekracza 1500 złotych;
  10. dowodach wewnętrznych — rozumie się przez to dokumenty wystawione przez podatnika i przeznaczone do celów dowodowych w zakresie operacji dotyczących spraw niemożliwych do udokumentowania dowodami zewnętrznymi.

§ 3. Podmioty obowiązane

  1. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 ustawy, są obowiązane prowadzić księgę.

  2. Obowiązek prowadzenia księgi dotyczy podatników, o których mowa w ust. 1, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14 ustawy, za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro.

§ 4. Forma prowadzenia

  1. Księga może być prowadzona:
  2. w formie papierowej;

  3. w formie elektronicznej — przy użyciu programu komputerowego.

  4. Księga prowadzona w formie elektronicznej powinna umożliwiać:

  5. wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiać ich wydruk w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia;

  6. sporządzenie potwierdzenia zapisu — na żądanie właściwego organu podatkowego.

  7. Podatnicy prowadzący elektronicznie księgę są obowiązani przechowywać ją na informatycznych nośnikach danych w sposób chroniący ją przed zniszczeniem lub zniekształceniem, dostępem osób nieupoważnionych lub utratą.

§ 5. Zapisy w księdze

  1. Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały.

  2. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

  3. skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki; lub
  4. wprowadzenie do księgi niezbędnych korekt — w przypadku prowadzenia księgi przy użyciu programu komputerowego.

§ 6. Terminy dokonywania wpisów

  1. Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2 i § 7, są obowiązani dokonywać wpisów do księgi:
  2. dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług — jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z zastrzeżeniem § 18 i 19;

  3. dotyczących pozostałych przychodów — do dnia 7. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

  4. Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują wpisów:

  5. dotyczących przychodów z kas rejestrujących — jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, na podstawie danych sumarycznych z kasy rejestrującej;
  6. dotyczących wydatków — na podstawie faktur lub rachunków — do dnia 7. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

§ 7. Prowadzenie księgi przez biuro rachunkowe

  1. Podatnicy mogą zlecić prowadzenie księgi biuru rachunkowemu.

  2. Podatnicy, którzy zlecili prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, są obowiązani:

  3. w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym, zawiadomić o tym fakcie w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując imię i nazwisko (firmę) i adres biura rachunkowego;

  4. prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3.

  5. Obowiązek, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, nie dotyczy podatników, którzy zlecili biurowi rachunkowemu prowadzenie ewidencji sprzedaży lub podatnicy ewidencjonujący obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących.

§ 8. Dowody księgowe

  1. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

  2. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

  3. inne dowody wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

    1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
    2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
    3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
    4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

  4. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.

§ 9. Paragon zamiast faktury

Na żądanie podatnika biuro rachunkowe może wystawiać na podstawie paragonów tygodniowe lub miesięczne zestawienia paragonów, jeżeli liczba paragonów jest znaczna. Zestawienie powinno zawierać co najmniej:

  1. numer kolejny zestawienia,
  2. datę zestawienia,
  3. numery paragonów objętych zestawieniem,
  4. datę i sumę zbiorczą paragonów.

§ 10. Dowód wewnętrzny

  1. Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

  2. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

  3. zakupu od osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), wprowadzonej w życie rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz. U. poz. 1676, z późn. zm.), odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
  4. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
  5. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
  6. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
  7. zakupu od ludności odpadów poużytkowych w punktach skupu;
  8. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą — podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
  9. opłat sądowych i notarialnych;
  10. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 1 — podstawą do ich ujęcia w księdze jest dowód wewnętrzny zawierający datę i podpis podatnika lub osoby, która dokonała wydatku, określenie jego charakteru oraz dane pojazdu.

§ 11. Spis z natury (remanent)

  1. Podatnicy są obowiązani sporządzić i wpisać do księgi spis z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwany dalej „spisem z natury":

  2. na dzień 1 stycznia;

  3. na koniec każdego roku podatkowego;
  4. na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego;
  5. w przypadku zmiany wspólnika;
  6. w przypadku zmiany proporcji udziałów wspólników;

  7. na dzień likwidacji działalności.

  8. W razie likwidacji działalności lub zmiany wspólnika, spis z natury sporządza się na dzień likwidacji lub zmiany.

  9. Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

  10. imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
  11. datę sporządzenia spisu,
  12. numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  13. szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w ust. 1,
  14. jednostkę miary,
  15. ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  16. cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  17. wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  18. łączną wartość spisu z natury,
  19. podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

§ 12. Zasady wyceny w remanencie

  1. Podatnicy wyceniają:

  2. towary handlowe i materiały według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia; spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia;

  3. odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

§ 13. Ewidencja wyposażenia

  1. Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję wyposażenia.

  2. Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  3. numer kolejny wpisu,
  4. datę nabycia,
  5. numer faktury lub rachunku,
  6. nazwę wyposażenia,
  7. cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,
  8. numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt tego wyposażenia,
  9. datę likwidacji (w tym datę sprzedaży lub darowania) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

§ 14. Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zgodnie z art. 22n ustawy.

Przepisy końcowe

§ 24. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.

Wzór KPiR — opis kolumn (Załącznik nr 1)

Kol. Nazwa Co wpisywać
1 Lp. Numer kolejny wpisu
2 Data zdarzenia gospodarczego Data faktury lub innego dowodu
3 Nr dowodu księgowego Numer faktury, rachunku, noty
4 Imię i nazwisko (firma) kontrahenta Nazwa nabywcy lub dostawcy
5 Adres Adres kontrahenta
6 Opis zdarzenia gospodarczego Czego dotyczy transakcja
7 Wartość sprzedanych towarów i usług Przychód ze sprzedaży
8 Pozostałe przychody Inne przychody (odsetki, odszkodowania)
9 Razem przychód (7+8) Suma kolumn 7 i 8
10 Zakup tow. handlowych i materiałów Cena zakupu netto (bez VAT)
11 Koszty uboczne zakupu Transport, opakowanie przy zakupie
12 Wynagrodzenia w gotówce i naturze Wynagrodzenia pracowników
13 Pozostałe wydatki Czynsz, media, usługi, inne koszty
14 Razem wydatki (10+11+12+13) Suma kolumn 10–13
15 Uwagi Dodatkowe informacje

Kolumna 10 a kolumna 13

Zakupy towarów handlowych i materiałów zawsze trafiają do kol. 10 — nie do kol. 13. Koszty usług, czynszów, paliwa, mediów — do kol. 13.

Kluczowe postanowienia

Termin wpisów przychodów: dziennie — nie później niż przed rozpoczęciem działalności następnego dnia.

Termin wpisów kosztów: do 7. dnia miesiąca następnego.

Biuro rachunkowe: w ciągu 7 dni od umowy — zawiadomić US i wymagać ewidencji sprzedaży.

Remanent: obowiązkowo na 1 stycznia i 31 grudnia; wycena według cen zakupu lub cen rynkowych (jeśli niższe).

Wyposażenie: ewidencja wyposażenia powyżej 1 500 zł (poniżej — jednorazowo w kol. 13).

Powiązania