Przejdź do treści

Formy prawne działalności a księgowość

Zestawienie najczęstszych form prawnych prowadzenia działalności w Polsce — ze wskazaniem wymaganej formy ewidencji rachunkowej i odpowiadających im modułów programu MADAR.

Weryfikacja

Progi i zwolnienia podatkowe mogą ulec zmianie. Przed podjęciem decyzji o formie opodatkowania skonsultuj się z doradcą podatkowym lub sprawdź aktualne przepisy w ISAP.

Zestawienie porównawcze

Forma Osobowość prawna Podatek doch. Wymagana ewidencja VAT
JDG Brak (osoba fizyczna) PIT KPiR lub ryczałt lub F-K Opcjonalnie
Spółka cywilna Brak (umowa) PIT u wspólników KPiR lub F-K NIP spółki
Sp. z o.o. Tak CIT F-K — obowiązkowo Zazwyczaj czynny
SA / PSA Tak CIT F-K — obowiązkowo Zazwyczaj czynny
Stowarzyszenie Tak (NGO) CIT (z wyłączeniami) F-K lub UEPiK Opcjonalnie
Fundacja Tak (NGO) CIT (z wyłączeniami) F-K — obowiązkowo Opcjonalnie

JDG — Jednoosobowa działalność gospodarcza

Działalność prowadzona przez osobę fizyczną na własne imię, zarejestrowana w CEIDG. Najprostsza i najczęstsza forma w Polsce.

Forma ewidencji

Ewidencja Warunek
Ryczałt ewidencjonowany Wybór formy opodatkowania; nie wszystkie kody PKD są dopuszczone
KPiR Domyślna dla podatnika PIT — do limitu 2 mln EUR obrotu
Pełna księgowość (F-K) Obowiązkowo po przekroczeniu 2 mln EUR obrotu w poprzednim roku; dopuszczalna dobrowolnie

Podatki

  • PIT — podatek dochodowy od osób fizycznych. Dostępne formy opodatkowania: skala podatkowa (12%/32%), podatek liniowy (19%), ryczałt ewidencjonowany (2–17% od przychodu).
  • VAT — JDG może być czynnym podatnikiem VAT lub korzystać ze zwolnienia podmiotowego (do 200 000 zł obrotu rocznie).

Moduły MADAR

Moduł Zastosowanie
KPiR Ewidencja przychodów i kosztów podatkowych
Deklaracje JPK_V7M, JPK_EWD (ryczałt), PIT-11 dla pracowników
Rejestry VAT Ewidencja VAT (gdy czynny podatnik)
Środki trwałe Ewidencja amortyzacji
Kadry i Płace Jeśli zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców

Ryczałt ewidencjonowany

Dla JDG opodatkowanej ryczałtem MADAR prowadzi ewidencję przychodów z podziałem na stawki i generuje plik JPK_EWD. Patrz Ewidencja ryczałtowa.

Spółka cywilna (s.c.)

Umowa między co najmniej dwoma wspólnikami (osobami fizycznymi lub prawnymi), regulowana Kodeksem cywilnym. Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej — działalność formalnie prowadzą wspólnicy.

Forma ewidencji

Ewidencja prowadzona jest dla spółki jako całości, a wynik finansowy dzielony między wspólników proporcjonalnie do udziałów.

Ewidencja Warunek
KPiR Gdy obrót spółki poniżej 2 mln EUR
Pełna księgowość (F-K) Po przekroczeniu 2 mln EUR lub dobrowolnie

Podatki

  • PIT — każdy wspólnik rozlicza swój udział w dochodzie spółki samodzielnie (wg wybranej formy opodatkowania: skala, liniowy lub ryczałt).
  • VAT — podatnikiem VAT jest spółka cywilna (NIP spółki, nie wspólników). Rejestracja do VAT następuje na NIP spółki.

Moduły MADAR

Konfiguracja identyczna jak dla JDG. Spółka cywilna stanowi odrębną „firmę" w programie z własnym NIP.

Spółka jako firma w MADAR

Każda firma zarejestrowana w MADAR ma odrębne bazy danych. Spółka cywilna powinna być osobną firmą — oddzieloną od ewentualnych indywidualnych działalności wspólników.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)

Spółka kapitałowa — osoba prawna. Odpowiedzialność wspólników ograniczona do wysokości wniesionych wkładów. Rejestrowana w KRS.

Forma ewidencji

Pełna księgowość (F-K) — obowiązkowo od pierwszego dnia działalności, niezależnie od obrotów. Wymóg wynika z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Podatki

  • CIT — 9% dla małych podatników (przychody do 2 mln EUR) lub 19% dla pozostałych.
  • VAT — zazwyczaj czynny podatnik VAT; obowiązek KSeF od 1 lutego 2026 r.
  • CIT-8 — roczna deklaracja CIT. Uwaga: CIT-8 nie jest dostępna w MADAR — należy ją sporządzić w systemie Ministerstwa Finansów (e-Urząd Skarbowy lub e-Deklaracje). Patrz Wystawianie deklaracji.

Moduły MADAR

Moduł Zastosowanie
Plan kont Zakładowy plan kont — obowiązkowy
Rejestry VAT Ewidencja VAT należnego i naliczonego
JPK JPK_V7M co miesiąc
KSeF Faktury ustrukturyzowane (obowiązek od 1.02.2026)
Kasjer Kasa, bank, rozrachunki z kontrahentami
Kadry i Płace Wynagrodzenia pracowników i zarządu
Środki trwałe Ewidencja i amortyzacja bilansowa

Sprawozdanie finansowe

Sp. z o.o. ma obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego (bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa) i złożenia go w KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników. Bilans i rachunek wyników można wygenerować z zestawień F-K w MADAR; e-podpisanie i złożenie do KRS odbywa się poza programem.

Spółka akcyjna (SA) i prosta spółka akcyjna (PSA)

Spółka kapitałowa — osoba prawna. Kapitał zakładowy podzielony na akcje. Przeznaczona dla dużych podmiotów lub spółek notowanych na giełdzie. PSA to uproszczona odmiana wprowadzona w 2021 r.

Forma ewidencji

Pełna księgowość (F-K) — obowiązkowo, jak w sp. z o.o.

Podatki i obowiązki

  • CIT — 19% (SA zazwyczaj nie kwalifikuje się jako mały podatnik ze względu na wymagania co do kapitału).
  • Obowiązek badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta (co do zasady).
  • Wyższe wymogi sprawozdawcze — dodatkowe elementy sprawozdania i ujawnienia w informacji dodatkowej.

Moduły MADAR

Zakres identyczny jak dla sp. z o.o. Specyfika: rozbudowany plan kont, większa analityka kosztów i przychodów, możliwe konta tematyczne dla oddziałów i projektów.

Stowarzyszenie

Dobrowolne, samorządne, trwałe zrzeszenie co najmniej 7 osób realizujących wspólny cel niezarobkowy. Może, lecz nie musi, prowadzić działalność gospodarczą. Rejestrowane w KRS (stowarzyszenie rejestrowe) lub ewidencji starosty (stowarzyszenie zwykłe).

Forma ewidencji

Ewidencja Warunek
Pełna księgowość (F-K) Prowadzi działalność gospodarczą lub przychody przekraczają progi ustawy o rachunkowości
Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) Organizacja pozarządowa nieprowadząca działalności gospodarczej; przychody poniżej 100 000 zł rocznie

Podatki

  • CIT — stowarzyszenia są podatnikami CIT, ale dochody przeznaczone w całości na cele statutowe zwolnione są z opodatkowania (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT).
  • VAT — zależnie od charakteru działalności; wiele stowarzyszeń korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego.

Moduły MADAR

Stowarzyszenia prowadzące pełną F-K korzystają z tych samych modułów co sp. z o.o. Specyfika planu kont:

  • Konta funduszy własnych (fundusz statutowy, fundusz zapasowy) zamiast kapitału zakładowego i zapasowego.
  • Wyodrębnienie przychodów i kosztów działalności statutowej od działalności gospodarczej.

Składki członkowskie

Składki członkowskie to przychody działalności statutowej — zwolnione z VAT. W MADAR ewidencjonuje się je w Rejestrach VAT jako typ dokumentu bez VAT lub przez ręczne PKR na odpowiednie konto funduszu.

Fundacja

Osoba prawna powołana przez fundatora (osobę fizyczną lub prawną) aktem fundacyjnym w celu realizacji wskazanego celu społecznie użytecznego. Działa w oparciu o majątek wniesiony przez fundatora. Rejestrowana w KRS.

Forma ewidencji

Pełna księgowość (F-K) — obowiązkowo, bez wyjątku, niezależnie od skali działalności (ustawa o fundacjach z 1984 r. w zw. z ustawą o rachunkowości).

Podatki

  • CIT — dochody przeznaczone na cele statutowe wolne od podatku (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT). Działalność gospodarcza fundacji opodatkowana na zasadach ogólnych.
  • VAT — fundacje prowadzące działalność odpłatną lub gospodarczą rejestrują się jako czynni podatnicy VAT.

Moduły MADAR

Zakres analogiczny do stowarzyszenia i sp. z o.o. Specyfika planu kont:

  • Fundusz założycielski i fundusz statutowy w miejsce kapitałów spółki.
  • Konta przychodów i kosztów ze źródeł finansowania zewnętrznego (granty, dotacje).

Dotacje i granty

Środki z dotacji celowych ewidencjonowane są jako rozliczenia międzyokresowe przychodów do czasu realizacji zadania. W MADAR obsługuje się je przez ręczne księgowania PKR na odpowiednie konta bilansowe i wynikowe.

Powiązania