Przejdź do treści

Prawo pracy — podstawy prawne obliczeń płacowych

Zestawienie przepisów Kodeksu pracy i ustaw szczegółowych, na których opierają się obliczenia w module Kadry-Płace. Każdy przepis jest cytowany w zakresie aktualnie obowiązującego tekstu.

Weryfikacja tekstu

Teksty aktów prawnych w tej sekcji odzwierciedlają stan przepisów na dzień sierpień 2025 r. i powinny być weryfikowane w serwisie ISAP przed zastosowaniem w praktyce.

Wynagrodzenie urlopowe

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.)

§ 9 ust. 1. Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

  1. dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
  2. mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

§ 7. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Premia uznaniowa a wynagrodzenie urlopowe

Premia uznaniowa (bez charakteru roszczeniowego) nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i nie wlicza się do wynagrodzenia urlopowego.

Wyrok SN z dnia 20 lipca 2000 r. (sygn. I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77): „Tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego."

Premia roszczeniowa (wypłacana na podstawie sprawdzalnych kryteriów) wlicza się do podstawy urlopu.

Odpowiednik w MADAR

Pole [24] premia uznaniowa jest domyślnie wyłączone z podstawy urlopu. Zachowaniem steruje parametr kolumnaPremia w Danych systemu — patrz Definicje pól listy płac.

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. (Dz. U. Nr 62, poz. 289 z późn. zm.)

§ 11 — nieobecność z powodu choroby

§ 11 ust. 1. W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

§ 11 ust. 2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w okresie której pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

§ 12 — inne nieobecności niepłatne

§ 12 ust. 1. W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia — miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

§ 12 ust. 2. Przepis ust. 1 stosuje się także w przypadku obliczania wynagrodzenia pracownika, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca.

Odpowiednik w MADAR

§ 11 odpowiada polom zestawień 241 (gotówka) i 242 (przelew) w MADAR — dzielenie przez 30. § 12 odpowiada 243/244 — dzielenie przez liczbę godzin. Obliczenia wykonywane są automatycznie na podstawie kalendarzyku w zakładce Księgowanie.

Zasiłek chorobowy — podstawa wymiaru

Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2780)

Wysokość zasiłku (art. 11)

Sytuacja % podstawy
Standardowa 80%
Pobyt w szpitalu 70%
Ciąża 100%
Badania dla dawców komórek/narządów 100%
Wypadek w drodze do/z pracy 100%

Art. 11 ust. 5. Ilekroć przy ustalaniu prawa do zasiłku chorobowego lub jego wysokości okres jest oznaczony w miesiącach, za miesiąc uważa się 30 dni.

Podstawa wymiaru (art. 36–43)

Art. 36 ust. 1. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Art. 36 ust. 2. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem okresu, o którym mowa w ust. 1, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Art. 36 ust. 3. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

Art. 38 ust. 2. Jeżeli w okresie, o którym mowa w ust. 1, ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

  1. wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
  2. przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Art. 41 ust. 1. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, jeżeli postanowienia układów zbiorowych pracy lub przepisy o wynagradzaniu nie przewidują zmniejszania ich za okres pobierania zasiłku.

Art. 43. W razie ponownego powstania prawa do zasiłku chorobowego, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego oblicza się na nowo, jeżeli przerwa między okresami jego pobierania trwała co najmniej 3 miesiące kalendarzowe.

Wyłączenie za nadużycie alkoholu (art. 16)

Art. 16. Ubezpieczonemu, którego niezdolność do pracy spowodowana została nadużyciem alkoholu, zasiłek chorobowy nie przysługuje za okres pierwszych 5 dni tej niezdolności.

Zwolnienia od pracy

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. (Dz. U. Nr 60, poz. 281 z późn. zm.)

§ 9. Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami.

§ 15. Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

  1. 2 dni — w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
  2. 1 dzień — w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Odpowiednik w MADAR

Badania → kod b w planie pracy (pole 367 dni badań). Urlop okolicznościowy → kod K w planie pracy (pole 364 urlop okolicznościowy).

Urlop macierzyński i wychowawczy — składki ZUS

Za osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński płatnicy składek sporządzają miesięczne raporty:

  • ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się od 12 xx xx — jeżeli osoba podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (lub emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu),
  • ZUS RZA z kodem 12 xx xx — jeżeli przebywająca na urlopie wychowawczym podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,
  • ZUS RSA z kodem 01 10 xx i kodem świadczenia/przerwy 121, 122, 311 lub 315.

Kody tytułu ubezpieczenia:

Kod Sytuacja
12 11 xx Urlop wychowawczy
12 40 xx Zasiłek macierzyński

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński finansuje w całości budżet państwa.

Praca za granicą

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226)

Art. 21 ust. 1 pkt 20. Wolne od podatku dochodowego są: część przychodów osób, o których mowa w art. 3 ust. 1, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących dochody ze stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.)

§ 2 ust. 1 pkt 16. Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą w polskich zakładach pracy, odpowiadająca równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy.

Odpowiednik w MADAR

Mechanizm pakietu mobilności dla kierowców w transporcie międzynarodowym — patrz Pakiet mobilności.

Przychody członków zarządu

Wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji w zarządzie (art. 13 pkt 7 ustawy o PIT) lub z umów cywilnoprawnych (art. 13 pkt 8) są przychodami z działalności wykonywanej osobiście. Zaliczki na podatek wynoszą 19% należności pomniejszonej o koszty uzyskania przychodu (art. 41 ustawy o PIT).

Powiązania