Przejdź do treści

Konfiguracja modułu księgowości

Przed rozpoczęciem pracy z modułem Finanse-Księgowość lub KPiR należy wykonać kilka kroków konfiguracyjnych.

Jak rozpocząć — kolejność kroków

1. Wprowadź plan kont

Pracę z programem księgowym należy rozpocząć od wprowadzenia planu kont (opcja Plan kont). Jest on podstawową bazą w programie. Bilans otwarcia można uzupełnić później.

Info

Przy projektowaniu planu kont: w planie kont umieszcza się tylko konta syntetyczne należności i zobowiązań. Analityczny podział według kontrahentów tworzony jest automatycznie w księdze pomocniczej.

2. Wprowadź bilans otwarcia

Sposób wprowadzania bilansu otwarcia zależy od rodzaju kont:

Rodzaj kont Gdzie wprowadzać
Rozrachunkowe (kontrahenci) Rejestry VAT → Inne księgowania
Pozostałe konta Plan kont

3. Skonfiguruj powiązania z KPiR

W opcji Administracja → Dane systemu ustaw sposób przepisywania dokumentów z rejestrów VAT do Książki Przychodów i Rozchodów. Możliwe tryby:

  • automatyczne przepisywanie każdego dokumentu
  • zbiorcze rejestrowanie na koniec miesiąca

4. Skonfiguruj wzorce księgowań

Jeśli używany jest moduł magazynowy, wzorce księgowań należy zaprojektować w opcji Bazy → Dane dla F-K.

Okno Konfiguracji: Administracja → Konfiguracja

Okno konfiguracji firmy służy do wprowadzania danych adresowych, rachunków bankowych oraz parametrów całego systemu. Zmiany zatwierdza się przyciskiem Zapisz lub odrzuca przyciskiem Porzuć.

Konfiguracja firmy

Okno podzielone jest na zakładki:

Zakładka: Dane adresowe

Pole Opis
Nazwa firmy (wiersze 1–5) Pełna nazwa; dla JDG — imię i nazwisko właściciela + opcjonalna nazwa handlowa
REGON Numer REGON
PKD Główny kod PKD
NIP NIP podatnika
NIP UE Numer VAT UE (prefix PL + NIP); wypełnić przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych
tel / fax Numery kontaktowe
KRS Numer z Krajowego Rejestru Sądowego — dla JDG pozostaw puste
WWW Adres strony firmowej
e-mail Adres e-mail firmy
kapitał Wysokość kapitału zakładowego (sp. z o.o., SA)
BDO Numer rejestrowy BDO (gospodarka odpadami)
miejscowość Miejscowość siedziby
numer GLN Globalny Numer Lokalizacyjny (kody kreskowe GS1)
oznaczenie archiwum Identyfikator archiwum dokumentów

Pola JDG: → Dane adresowe w konfiguracji JDG

Zakładka: Fakturowanie

Pole Wartość domyślna Opis
waluta zł Waluta domyślna faktur
drukarka fiskalna brak Typ drukarki fiskalnej; zostaw brak jeśli brak drukarki
rubryki na fakturze netto+vat Układ kolumn kwot na wydruku faktury
definicja (tabela 1–48) domyślne numery Przypisanie sprzedawcy do każdego z 48 magazynów; zostaw domyślne
Logo upload — Wgranie logo firmy na wydruki
Definicja drukarki fiskalnej — Kody stawek VAT na paragonach: 8%, 5%, 0%, ZW

Opcje dotyczące faktur elektronicznych:

Opcja Opis
[V] faktury do KSEF Faktury wystawiane w programie trafiają automatycznie do modułu Faktury elektroniczne jako faktury KSeF. Po zaznaczeniu należy się przelogować.
[V] faktury elektroniczne Faktury zapisywane są w module Faktury elektroniczne z załącznikiem PDF.
[V] ZWOLNIENIE VAT Generuje wymagane pole XML z podstawą zwolnienia przy wystawianiu faktur; konieczne przy zwolnieniu podmiotowym lub przedmiotowym

Pola JDG: → Fakturowanie w konfiguracji JDG

Zakładka: Rachunki bankowe

Program obsługuje do 25 rachunków bankowych. Wymagany jest co najmniej rachunek 1.

Rachunki 1–4 — pola: konto, bank, swift

Rachunki 5–25 — pola: konto, bank, swift, konto VAT (rachunek VAT dla split payment)

Split payment

Rachunek VAT można przypisać wyłącznie do rachunków od numeru 5 wzwyż. Jeśli firma realizuje lub odbiera płatności MPP, musi mieć zdefiniowany co najmniej jeden rachunek VAT.

Pola JDG: → Rachunki bankowe w konfiguracji JDG

Zakładka: Inne

Przypisanie kas fiskalnych, magazynów, łączy komunikacyjnych i urządzeń peryferyjnych.

Pole Opis
język / Language Język interfejsu i wydruków — pozostaw polski
transponder 1 / 2 port Porty czytników RFID (identyfikacja pracowników w RCP); zostaw puste jeśli brak czytników
drukarka kodów Drukarka etykiet kodów kreskowych; wpisz DM jeśli podłączona, inaczej zostaw puste
kasa fiskalna (16 wierszy) Jeden wiersz = jedna kasa fiskalna; zostaw brak jeśli brak kas
magazyn (16 wierszy) Domyślnie magazyn 1 we wszystkich wierszach
łącze (16 wierszy) Wartość auto — program sam wybiera najlepsze połączenie z bazą

Drugi magazyn

Zmień wartość drugiego wiersza w sekcji magazyn na magazyn 2 dopiero po utworzeniu drugiego magazynu w module Handel → Magazyn. Zmiana przed utworzeniem magazynu spowoduje błąd.

Zakładka: Pensje

Sekcja: Dane do programu Płatnik — wymagana do generowania deklaracji ZUS DRA:

Pole Opis
Nazwa (nazwisko) Nazwisko płatnika (właściciela JDG lub prezesa spółki)
Imię Imię płatnika
Nazwa skrócona Skrócona nazwa płatnika — musi być identyczna z polem w programie Płatnik
PESEL PESEL płatnika
Data urodzenia Data urodzenia płatnika
Sąd pracy Właściwy sąd pracy
Nr umowy PPK Numer umowy Pracowniczego Planu Kapitałowego

Sekcja: Dane do listy płac — domyślne wartości przepisywane na nowe listy płac (składki, parametry naliczeń).

Pola JDG: → Pensje w konfiguracji JDG

Zakładka: Ścieżki

Ustawienia integracji z systemami zewnętrznymi:

Pole Opis
zbior dla Home Bank / konta A/B Integracja z Home Banking — ścieżka pliku i konta
SMS server login Login serwera SMS (domyślnie madar)
hasło Hasło do serwera SMS
SMTP host / login / mailfrom Dane serwera poczty wychodzącej (np. smtp.twojafirma.pl)
opiekun 1 / opiekun 2 Numery telefonów osób do kontaktu z pomocą techniczną Madar

Zakładka: Dane podatkowe

Pole Wartość domyślna Opis
Tytuł ksiąg — Nazwa tytułu ksiąg (np. KPiR 2026, Ryczałt 2026)
wydruk KPR dwie strony Format wydruku Książki Przychodów i Rozchodów
koszty z VAT — Sposób ujmowania kosztów przy zakupach z VAT — wybierz z listy
Współczynnik odliczania VAT — Proporcja odliczenia VAT naliczonego (w %); wpisz wartość zatwierdzoną za rok poprzedni; puste = 100%
Fundusz Pracy 2,45% Składka na Fundusz Pracy
FGSP 0,10% Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
Ubezpieczenie wypadkowe — Stopa procentowa składki wypadkowej (indywidualna dla płatnika)
Granica umowy zlecenia → ryczałt — Próg kwotowy dla zryczałtowanego opodatkowania małych zleceń
Fundusz promocji rolnej — Stawka funduszu (w %); nazwa funduszu — obok
NIP zagraniczny — Do 9 numerów NIP zagranicznych (kontrahenci UE, przelewy zagraniczne)

Pola JDG: → Dane podatkowe w konfiguracji JDG

Zakładka: Certyfikat

Dwie sekcje:

Dane autoryzujące bez podpisu kwalifikowanego — wypełnić, gdy wysyłka JPK i e-Deklaracji odbywa się bez podpisu kwalifikowanego (autoryzacja danymi PIT):

Pole Opis
Nazwisko Osoby składającej deklarację
Imię Osoby składającej deklarację
PESEL PESEL osoby składającej
NIP NIP osoby składającej
Data urodzenia Data urodzenia
Kwota Przychód z zeznania PIT za rok poprzedni (pole autoryzacyjne)

Podpis kwalifikowany — pole Certyfikat: ścieżka do certyfikatu kwalifikowanego zainstalowanego w systemie (alternatywa dla danych autoryzujących).

Pola JDG: → Certyfikat w konfiguracji JDG

Zakładka: Shop

Parametry integracji ze sklepem internetowym: kody towarów dla transportu, pakowania i prowizji, kontrahent dla paragonów, dane integracji z PrestaShop (URL, klucz), Allegro, Payeezy, Baselinker, WooCommerce, Cloud Madar Invoice.

Zakładka: Waluty

Definicja walut obcych używanych w programie. Domyślnie skonfigurowane: EUR, USD. Dostępne 10 pozycji.

Kursy walut

Pól kurs i jednostka nie trzeba wypełniać ręcznie — program pobiera aktualne kursy automatycznie z serwisu NBP. Kolumny te uzupełnia się tylko wtedy, gdy kurs ma być stały (np. kurs umowny).

Zakładka: Deklaracje

Dane osoby upoważnionej do składania deklaracji (JPK, PIT, CIT, VAT) — właściciela JDG, prezesa lub pełnomocnika.

Dane fizycznej osoby, nie firmy

W pola zakładki Deklaracje wpisuje się dane fizycznej osoby podpisującej deklaracje — nie dane adresowe firmy.

Pole Opis Obowiązkowe
Nazwa/nazwisko Nazwisko osoby podpisującej Tak
Imię Imię Tak
Województwo Adres zamieszkania — województwo —
Powiat Adres — powiat —
Gmina Adres — gmina —
Miejscowość Adres — miejscowość —
Ulica Adres — ulica —
Dom / lokal Adres — numer domu i lokalu —
Kod pocztowy Kod pocztowy —
Poczta Poczta —
Data urodzenia Data urodzenia Tak
e-mail Adres e-mail osoby podpisującej Tak
Telefon Numer telefonu —
Urząd skarbowy Wybierz z listy właściwy urząd Tak
Powiadomienia email Adres e-mail do potwierdzeń UPO z urzędu skarbowego Tak

Pola JDG: → Deklaracje w konfiguracji JDG

Konfiguracja KSeF — tokeny autoryzacyjne do Krajowego Systemu e-Faktur:

Pole Środowisko
KSEFToken PRODUKCJA Token produkcyjny — faktury rzeczywiste
KSEFToken DEMO Token środowiska demonstracyjnego
KSEFToken TEST Token środowiska testowego

Gdzie pozyskać token KSeF

Token KSeF generowany jest w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. W oknie konfiguracji dostępny jest link Jak pozyskać token. Dla osób prawnych wymagane jest wcześniejsze złożenie ZAW-FA. Szczegóły integracji KSeF z MADAR: KSeF.

Zakładka: AI

Konfiguracja integracji z modułem DocumAI — automatyczne rozpoznawanie i księgowanie dokumentów.

Pole Wartość Opis
DocumAI URL madar Adres usługi AI — wpisz madar
key POP3_user Klucz dostępu
Token — Token AI od dostawcy Madar (wklej jeśli posiadasz)
namespace, password_ — Pozostaw puste

Prawa kolumna — włączanie funkcji AI:

Funkcja Opis
AI OCR faktur Automatyczne rozpoznawanie treści faktur zakupowych
AI data księgowania Automatyczne sugerowanie daty
AI splitpayment Wykrywanie obowiązku MPP
AI surowce Rozpoznawanie asortymentu
CRON test wysyłania JPK-V7M Minuta cyklu automatycznej wysyłki JPK
CRON test generowania PIT4 Minuta cyklu automatycznego generowania PIT-4

Konfiguracja dla JDG

Zestawienie zakładek i pól wymaganych lub istotnych przy konfigurowaniu jednoosobowej działalności gospodarczej. Zakładki nieuwzględnione poniżej (Inne, Shop, AI, Waluty) można pominąć lub wypełnić w miarę potrzeb.

Zakładka: Dane adresowe

Pole Jak wypełnić dla JDG
Nazwa firmy (wiersze 1–5) Imię i nazwisko właściciela oraz opcjonalna nazwa handlowa — wg wpisu w CEIDG
NIP NIP osoby fizycznej — tożsamy z NIP firmy
PKD Główny kod PKD działalności
REGON Wypełnić, jeśli JDG zatrudnia pracowników lub jest podatnikiem VAT
KRS Pozostaw puste — JDG nie jest wpisana do KRS

Zakładka: Dane podatkowe

Pole Jak wypełnić dla JDG
Tytuł ksiąg KPiR 2026 (gdy prowadzi KPiR) lub Ryczałt 2026 (ryczałt ewidencjonowany)
wydruk KPR Zalecany format wydruku KPiR; zazwyczaj dwie strony
koszty z VAT Tryb ujmowania kosztów przy zakupach z VAT — wybierz z listy wg przyjętej metody
Współczynnik odliczania VAT Pozostaw puste przy zwolnieniu z VAT (art. 113 UVAT)

Zakładka: Deklaracje

W tej zakładce wpisuje się dane właściciela JDG — to on podpisuje deklaracje (PIT, JPK), nie pełnomocnik biura rachunkowego.

Pole Jak wypełnić dla JDG
Nazwisko, imię Właściciela JDG
PESEL PESEL właściciela
Data urodzenia Data urodzenia właściciela
Urząd skarbowy Urząd właściwy wg miejsca zamieszkania właściciela — nie siedziby firmy
Powiadomienia email Adres e-mail do potwierdzeń z urzędu skarbowego

Właściwy urząd skarbowy

Dla JDG właściwym urzędem jest urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Błędny urząd powoduje nieprawidłową wysyłkę JPK i e-Deklaracji.

Zakładka: Certyfikat

Wymagana do autoryzacji wysyłki e-Deklaracji (JPK_V7M, PIT-36/36L) bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Pole Jak wypełnić dla JDG
Nazwisko, imię Właściciela JDG
PESEL PESEL właściciela
NIP NIP właściciela (identyczny z NIP firmy)
Data urodzenia Data urodzenia właściciela
Kwota Kwota przychodu z zeznania PIT za rok poprzedni

Zakładka: Rachunki bankowe

Co najmniej rachunek 1 (podstawowy rachunek firmowy). Jeśli JDG jest czynnym podatnikiem VAT i dokonuje transakcji objętych split payment — wymagany rachunek VAT przypisany do pozycji 5 lub wyższej.

Zakładka: Fakturowanie

Opcja Kiedy dotyczy JDG
[V] ZWOLNIENIE VAT JDG korzysta ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 UVAT, do 200 000 zł obrotu)
Wybierz podstawę zwolnienia Wybierz art. 43 lub art. 113 wg faktycznej podstawy
[V] faktury do KSEF JDG jest czynnym podatnikiem VAT (obowiązek KSeF od 1.02.2026)

Zakładka: Pensje

Wypełnić tylko, gdy JDG zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców. Pola muszą być zgodne z danymi w programie Płatnik (nazwa skrócona płatnika, PESEL osoby rozliczającej).

Dane systemu — ustawienia dla KPiR

Konfiguracja specyficzna dla Książki Przychodów i Rozchodów dostępna jest w:

Administracja → Operacje → Dane Systemu

Okno Dane systemu to pole tekstowe — parametry wpisuje się w formacie nazwa=wartość, po jednym w linii (podobnie jak bezszarych=1 dla wydruków).

Pełny skorowidz wszystkich parametrów: Parametry Danych systemu.

Schematy księgowań (F-K)

Schematy automatycznych księgowań dostępne są w opcji Bazy → Dane dla F-K. Umożliwiają automatyczne generowanie poleceń księgowania (PK) na podstawie:

  • rejestrów VAT
  • raportów kasowych i bankowych
  • list płac
  • amortyzacji

Co jest księgowane do Księgi Głównej

Do Księgi Głównej powinny zostać zaksięgowane wszystkie operacje:

  • rejestry VAT (zakupy i sprzedaż)
  • raporty kasowe i bankowe
  • listy płac
  • amortyzacja środków trwałych
  • inne operacje wprowadzone jako polecenia księgowania (PK)

Zestawienia z ksiąg pomocniczych dostępne są w opcji Księgowość → Wydruki (kolumna KSIĘGI POMOCNICZE).

Najczęstsze pytania

Gdzie skonfigurować środowisko KSeF (demo/testowe zamiast produkcyjnego)?

W opcji Administracja → Operacje → Dane Systemu wpisz:

  • ksefEnv=1 — serwer demo / przedprodukcyjny
  • ksefEnv=2 — serwer testowy

Brak wpisu lub ksefEnv=0 oznacza środowisko produkcyjne. Patrz też JPK → Najczęstsze pytania.

Zmieniłem dane w konfiguracji, ale program wciąż pokazuje stare ustawienia — co zrobić?

Część ustawień (m.in. opcje fakturowania i KSeF) wymaga przelogowania po zapisaniu konfiguracji. Kliknij Zapisz, wyloguj się i zaloguj ponownie.

Ile rachunków bankowych można zdefiniować?

Program obsługuje do 25 rachunków bankowych. Rachunek VAT (split payment) można przypisać do rachunków od numeru 5 wzwyż.

Jak skonfigurować automatyczne dodawanie klauzuli podmiotowego zwolnienia z VAT na fakturach?

W Administracja → Konfiguracja zaznacz opcję [V] ZWOLNIENIE VAT. Program automatycznie wygeneruje wymagane pole z podstawą zwolnienia w pliku XML (KSeF). Samo wpisanie formułki w polu Uwagi faktury nie wystarczy — musi zostać wygenerowane dedykowane pole w strukturze XML.

Jak wybrać podstawę zwolnienia z VAT (np. art. 43 zamiast domyślnego art. 113)?

Obok znacznika [V] ZWOLNIENIE VAT w konfiguracji dostępne jest pole wyboru podstawy zwolnienia. Wybierz odpowiedni artykuł (np. art. 43 ust. 1). Domyślnie program stosuje art. 113 — zwolnienie podmiotowe ze względu na obroty.

Jakie uprawnienia odpowiadają za pole „Uwagi" na karcie kontrahenta?

Pole Uwagi można edytować, jeśli użytkownik posiada uprawnienia do zmiany podstawowych danych kontrahenta (nazwa, adres). Osobno ograniczane są tylko pola Rabat i Cennik — te wymagają odrębnych uprawnień.

Artykuły na blogu