Przejdź do treści

Konfiguracja modułu księgowości

Przed rozpoczęciem pracy z modułem Finanse-Księgowość lub KPiR należy wykonać kilka kroków konfiguracyjnych.

Jak rozpocząć — kolejność kroków

1. Wprowadź plan kont

Pracę z programem księgowym należy rozpocząć od wprowadzenia planu kont (opcja Plan kont). Jest on podstawową bazą w programie. Bilans otwarcia można uzupełnić później.

Info

Przy projektowaniu planu kont: w planie kont umieszcza się tylko konta syntetyczne należności i zobowiązań. Analityczny podział według kontrahentów tworzony jest automatycznie w księdze pomocniczej.

2. Wprowadź bilans otwarcia

Sposób wprowadzania bilansu otwarcia zależy od rodzaju kont:

Rodzaj kont Gdzie wprowadzać
Rozrachunkowe (kontrahenci) Rejestry VAT → Inne księgowania
Pozostałe konta Plan kont

3. Skonfiguruj powiązania z KPiR

W opcji Administracja → Dane systemu ustaw sposób przepisywania dokumentów z rejestrów VAT do Książki Przychodów i Rozchodów. Możliwe tryby:

  • automatyczne przepisywanie każdego dokumentu
  • zbiorcze rejestrowanie na koniec miesiąca

4. Skonfiguruj wzorce księgowań

Jeśli używany jest moduł magazynowy, wzorce księgowań należy zaprojektować w opcji Bazy → Dane dla F-K.

Okno Konfiguracji: Administracja → Konfiguracja

Okno konfiguracji firmy służy do wprowadzania danych adresowych, rachunków bankowych oraz parametrów całego systemu. Zmiany zatwierdza się przyciskiem Zapisz lub odrzuca przyciskiem Porzuć.

Konfiguracja firmy

Okno podzielone jest na zakładki:

Zakładka: Dane adresowe

Podstawowe dane firmy: nazwa (do 5 linii), REGON, PKD, NIP, NIP UE, telefon, faks, KRS, WWW, e-mail, kapitał, BDO, miejscowość, numer GLN (Globalny Numer Lokalizacyjny), oznaczenie archiwum.

Zakładka: Fakturowanie

Pole Wartość domyślna Opis
waluta zł Waluta domyślna faktur
drukarka fiskalna brak Typ drukarki fiskalnej; zostaw brak jeśli brak drukarki
rubryki na fakturze netto+vat Układ kolumn kwot na wydruku faktury
definicja (tabela 1–48) domyślne numery Przypisanie sprzedawcy do każdego z 48 magazynów; zostaw domyślne
Logo upload — Wgranie logo firmy na wydruki
Definicja drukarki fiskalnej — Kody stawek VAT na paragonach: 8%, 5%, 0%, ZW

Opcje dotyczące faktur elektronicznych:

Opcja Opis
[V] faktury do KSEF Faktury wystawiane w programie trafiają automatycznie do modułu Faktury elektroniczne jako faktury KSeF. Po zaznaczeniu należy się przelogować.
[V] faktury elektroniczne Faktury zapisywane są w module Faktury elektroniczne z załącznikiem PDF.

Zakładka: Rachunki bankowe

Program obsługuje do 25 rachunków bankowych. Wymagany jest co najmniej rachunek 1. Dla każdego rachunku:

Pole Opis
Konto Numer rachunku — pełny numer IBAN (26 cyfr)
Bank Nazwa banku
SWIFT Kod SWIFT — wypełnij przy przelewach zagranicznych
Konto VAT Rachunek VAT dla split payment (dostępne od rachunku 5)
Rodzaj Format przelewu — domyślnie nowy wzór * 4 (standard)

Zakładka: Inne

Przypisanie kas fiskalnych, magazynów, łączy komunikacyjnych i urządzeń peryferyjnych.

Pole Opis
język / Language Język interfejsu i wydruków — pozostaw polski
transponder 1 / 2 port Porty czytników RFID (identyfikacja pracowników w RCP); zostaw puste jeśli brak czytników
drukarka kodów Drukarka etykiet kodów kreskowych; wpisz DM jeśli podłączona, inaczej zostaw puste
kasa fiskalna (16 wierszy) Jeden wiersz = jedna kasa fiskalna; zostaw brak jeśli brak kas
magazyn (16 wierszy) Domyślnie magazyn 1 we wszystkich wierszach
łącze (16 wierszy) Wartość auto — program sam wybiera najlepsze połączenie z bazą

Drugi magazyn

Zmień wartość drugiego wiersza w sekcji magazyn na magazyn 2 dopiero po utworzeniu drugiego magazynu w module Handel → Magazyn. Zmiana przed utworzeniem magazynu spowoduje błąd.

Zakładka: Pensje

Dane do programu Płatnik (wymagane do generowania deklaracji ZUS DRA):

Pole Opis
Nazwa (nazwisko) Nazwisko osoby rozliczającej
Imię Imię osoby rozliczającej
Nazwa skrócona Skrócona nazwa płatnika — musi być zgodna z polem w programie Płatnik
PESEL PESEL osoby rozliczającej
Data urodzenia Data urodzenia
Sąd pracy Właściwy sąd pracy
Nr umowy PPK Numer umowy Pracowniczego Planu Kapitałowego
premia uznaniowa Sposób uwzględniania premii przy naliczaniu chorobowego

Zaznacz odpowiednie checkboxy dotyczące naliczania składek (np. [V] nie naliczać ZUS jeśli dotyczy).

Zakładka: Ścieżki

Ustawienia integracji z systemami zewnętrznymi:

Pole Opis
zbior dla Home Bank / konta A/B Integracja z Home Banking — ścieżka pliku i konta
SMS server login Login serwera SMS (domyślnie madar)
hasło Hasło do serwera SMS
SMTP host / login / mailfrom Dane serwera poczty wychodzącej (np. smtp.twojafirma.pl)
opiekun 1 / opiekun 2 Numery telefonów osób do kontaktu z pomocą techniczną Madar

Zakładka: Dane podatkowe

Pole Wartość domyślna Opis
Tytuł ksiąg — Nazwa tytułu ksiąg (np. KPiR 2026)
Fundusz Pracy 2,45% Składka na Fundusz Pracy
FGSP 0,10% Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
Ubezpieczenie wypadkowe — Stopa procentowa składki wypadkowej
Granica umowy zlecenia → ryczałt — Próg dla opodatkowania ryczałtowego
Współczynnik odliczania VAT — Proporcja odliczenia VAT naliczonego (w %); wpisz wartość zatwierdzoną za rok poprzedni
Fundusz promocji rolnej — Stawka funduszu (w %)
NIP zagraniczny — Do 9 numerów NIP zagranicznych
wydruk KPR dwie strony Zalecany format wydruku Książki Przychodów i Rozchodów
koszty z VAT — Sposób ujmowania kosztów z VAT — wybierz z listy

Zakładka: Certyfikat

Dane wymagane przy wysyłce e-Deklaracji bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tzw. autoryzacja danymi autoryzującymi):

Pole Opis
Nazwisko Nazwisko osoby składającej deklarację
Imię Imię
PESEL PESEL
NIP NIP
Data urodzenia Data urodzenia
Kwota Kwota przychodu z zeznania za rok poprzedni

Dla podpisu kwalifikowanego: pole Certyfikat — wskazanie certyfikatu zainstalowanego w systemie.

Zakładka: Shop

Parametry integracji ze sklepem internetowym: kody towarów dla transportu, pakowania i prowizji, kontrahent dla paragonów, dane integracji z PrestaShop (URL, klucz), Allegro, Payeezy, Baselinker, WooCommerce, Cloud Madar Invoice.

Zakładka: Waluty

Definicja walut obcych używanych w programie. Domyślnie skonfigurowane: EUR, USD. Dostępne 10 pozycji.

Kursy walut

Pól kurs i jednostka nie trzeba wypełniać ręcznie — program pobiera aktualne kursy automatycznie z serwisu NBP. Kolumny te uzupełnia się tylko wtedy, gdy kurs ma być stały (np. kurs umowny).

Zakładka: Deklaracje

Dane osoby upoważnionej do składania deklaracji (JPK, PIT, CIT, VAT) — właściciela, prezesa lub księgowej.

Dane fizycznej osoby, nie firmy

W pola zakładki Deklaracje wpisuje się dane fizycznej osoby podpisującej deklaracje — nie dane adresowe firmy.

Pola obowiązkowe: nazwisko, imię, e-mail, urząd skarbowy.

Pole Opis
Nazwisko, imię Dane osoby podpisującej deklaracje
Województwo … poczta Adres zamieszkania osoby podpisującej
Data urodzenia Data urodzenia
Urząd skarbowy Wybierz z listy właściwy urząd (obowiązkowe)
Powiadomienia email Adres e-mail, na który przychodzą potwierdzenia z urzędu skarbowego

Konfiguracja KSeF — tokeny autoryzacyjne do Krajowego Systemu e-Faktur:

Pole Środowisko
KSEFToken PRODUKCJA Token produkcyjny — faktury rzeczywiste
KSEFToken DEMO Token środowiska demonstracyjnego
KSEFToken TEST Token środowiska testowego

Gdzie pozyskać token KSeF

Token KSeF generowany jest w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. W oknie konfiguracji dostępny jest link Jak pozyskać token. Dla osób prawnych wymagane jest wcześniejsze złożenie ZAW-FA. Szczegóły integracji KSeF z MADAR: KSeF.

Zakładka: AI

Konfiguracja integracji z modułem DocumAI — automatyczne rozpoznawanie i księgowanie dokumentów.

Pole Wartość Opis
DocumAI URL madar Adres usługi AI — wpisz madar
key POP3_user Klucz dostępu
Token — Token AI od dostawcy Madar (wklej jeśli posiadasz)
namespace, password_ — Pozostaw puste

Prawa kolumna — włączanie funkcji AI:

Funkcja Opis
AI OCR faktur Automatyczne rozpoznawanie treści faktur zakupowych
AI data księgowania Automatyczne sugerowanie daty
AI splitpayment Wykrywanie obowiązku MPP
AI surowce Rozpoznawanie asortymentu
CRON test wysyłania JPK-V7M Minuta cyklu automatycznej wysyłki JPK
CRON test generowania PIT4 Minuta cyklu automatycznego generowania PIT-4

Dane systemu — ustawienia dla KPiR

Konfiguracja specyficzna dla Książki Przychodów i Rozchodów dostępna jest w:

Administracja → Operacje → Dane Systemu

Okno Dane systemu to pole tekstowe — parametry wpisuje się w formacie nazwa=wartość, po jednym w linii (podobnie jak bezszarych=1 dla wydruków).

Pełny skorowidz wszystkich parametrów: Parametry Danych systemu.

Schematy księgowań (F-K)

Schematy automatycznych księgowań dostępne są w opcji Bazy → Dane dla F-K. Umożliwiają automatyczne generowanie poleceń księgowania (PK) na podstawie:

  • rejestrów VAT
  • raportów kasowych i bankowych
  • list płac
  • amortyzacji

Co jest księgowane do Księgi Głównej

Do Księgi Głównej powinny zostać zaksięgowane wszystkie operacje:

  • rejestry VAT (zakupy i sprzedaż)
  • raporty kasowe i bankowe
  • listy płac
  • amortyzacja środków trwałych
  • inne operacje wprowadzone jako polecenia księgowania (PK)

Zestawienia z ksiąg pomocniczych dostępne są w opcji Księgowość → Wydruki (kolumna KSIĘGI POMOCNICZE).

Najczęstsze pytania

Gdzie skonfigurować środowisko KSeF (demo/testowe zamiast produkcyjnego)?

W opcji Administracja → Operacje → Dane Systemu wpisz:

  • ksefEnv=1 — serwer demo / przedprodukcyjny
  • ksefEnv=2 — serwer testowy

Brak wpisu lub ksefEnv=0 oznacza środowisko produkcyjne. Patrz też JPK → Najczęstsze pytania.

Zmieniłem dane w konfiguracji, ale program wciąż pokazuje stare ustawienia — co zrobić?

Część ustawień (m.in. opcje fakturowania i KSeF) wymaga przelogowania po zapisaniu konfiguracji. Kliknij Zapisz, wyloguj się i zaloguj ponownie.

Ile rachunków bankowych można zdefiniować?

Program obsługuje do 25 rachunków bankowych. Rachunek VAT (split payment) można przypisać do rachunków od numeru 5 wzwyż.

Jak skonfigurować automatyczne dodawanie klauzuli podmiotowego zwolnienia z VAT na fakturach?

W Administracja → Konfiguracja zaznacz opcję [V] ZWOLNIENIE VAT. Program automatycznie wygeneruje wymagane pole z podstawą zwolnienia w pliku XML (KSeF). Samo wpisanie formułki w polu Uwagi faktury nie wystarczy — musi zostać wygenerowane dedykowane pole w strukturze XML.

Jak wybrać podstawę zwolnienia z VAT (np. art. 43 zamiast domyślnego art. 113)?

Obok znacznika [V] ZWOLNIENIE VAT w konfiguracji dostępne jest pole wyboru podstawy zwolnienia. Wybierz odpowiedni artykuł (np. art. 43 ust. 1). Domyślnie program stosuje art. 113 — zwolnienie podmiotowe ze względu na obroty.

Jakie uprawnienia odpowiadają za pole „Uwagi" na karcie kontrahenta?

Pole Uwagi można edytować, jeśli użytkownik posiada uprawnienia do zmiany podstawowych danych kontrahenta (nazwa, adres). Osobno ograniczane są tylko pola Rabat i Cennik — te wymagają odrębnych uprawnień.

Artykuły na blogu