Przejdź do treści

Faktury elektroniczne

Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106n).

Faktury elektroniczne dokumentujące zakup

Jak wprowadzić i przechowywać fakturę elektroniczną

Fakturę elektroniczną otrzymaną od dostawcy najlepiej zaewidencjonować w module Kancelaria, który służy do prowadzenia rejestru poczty przychodzącej i wychodzącej.

Moduł Kancelaria umożliwia:

  • utworzenie rejestru faktur
  • dodanie wpisu o otrzymanej fakturze
  • wczytanie pliku faktury (PDF, GIF, PNG) jako załącznika

Alternatywnie fakturę można wprowadzić jako pocztę przychodzącą — zależnie od przyjętej organizacji ewidencji.

Powiązanie z pozycją w Rejestrach VAT

Fakturę wprowadzoną do Kancelarii można powiązać z kosztem w Rejestrach VAT:

  1. W opcji Księgowość → Rejestry VAT naciśnij Dopisz
  2. Naciśnij klawisz Dołącz
  3. Z listy Kancelarii wybierz odpowiedni wpis z fakturą elektroniczną
  4. Po zatwierdzeniu naciśnij Ctrl+F7 aby wyświetlić podgląd faktury

Dołączanie skanu faktury do Rejestrów VAT

  1. W opcji Rejestry VAT naciśnij Dopisz
  2. Naciśnij klawisz Dołącz — pojawi się lista dokumentów z Kancelarii
  3. Wybierz fakturę do dołączenia
  4. Po zatwierdzeniu program wyświetli podgląd dokumentu (Ctrl+F7), jeśli faktura miała załącznik graficzny

Faktury elektroniczne wystawiane z systemu

Konfiguracja

Aby faktury wystawiane z programu były automatycznie kierowane na listę faktur elektronicznych, należy skonfigurować:

  • Dane kontrahenta — zaznaczyć akceptację faktury elektronicznej przez odbiorcę
  • Konfiguracja systemu — włączyć wysyłanie faktur elektronicznych

Zasada działania

Po zatwierdzeniu faktury trafia ona na listę Faktury elektroniczne ze statusem nie wysłana.

KSeF — integracja z Krajowym Systemem e-Faktur

Informacja o statusie

Integracja MADAR z KSeF jest rozwijana zgodnie z harmonogramem wdrożenia obowiązkowego KSeF ogłoszonym przez Ministerstwo Finansów. Aktualne informacje o stanie prac dostępne są u producenta oprogramowania.

Faktury ustrukturyzowane w formacie FA(2) wymagają:

  • posiadania tokenu autoryzacyjnego KSeF
  • skonfigurowania połączenia z bramką MF w ustawieniach programu
  • stosowania struktury XML zgodnej z aktualnym schematem FA

Konfiguracja tokenu KSeF

Token KSeF wprowadza się w opcji Administracja → Konfiguracja, zakładka Deklaracje — pola KSEFToken PRODUKCJA, KSEFToken DEMO, KSEFToken TEST. Szczegóły w Konfiguracji modułu księgowości.

Jak pozyskać token

W oknie Konfiguracji dostępny jest link Jak pozyskać token przekierowujący do instrukcji w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Dla osób prawnych wymagane jest wcześniejsze złożenie formularza ZAW-FA.

Środowisko KSeF (demo / testowe)

Domyślnie program pracuje na tokenie i serwerze produkcyjnym. Aby przełączyć się na serwer demo lub testowy, w opcji Administracja → Dane systemu wpisz:

Parametr Środowisko
ksefEnv=1 Serwer demo / przedprodukcyjny
ksefEnv=2 Serwer testowy

Brak parametru (wartość domyślna) oznacza środowisko produkcyjne.

Pola szczególne na fakturze KSeF

Poza elementami obowiązkowymi (art. 106e ustawy o VAT) faktura ustrukturyzowana FA(2) może zawierać pola opcjonalne. Poniższa tabela pokazuje, gdzie wprowadzać je w programie MADAR:

Pole XML (KSeF) Gdzie wprowadzać w MADAR
IDWew (wewnętrzny identyfikator faktury u nabywcy) Karta kontrahenta → zakładka Fakturowanie → pole IdWew; wybierane na fakturze pod klawiszem Uwagi
NrZamowienia / DataZamowienia Faktura → Uwagi → Parametry (dostępne zarówno w module Księgowość, jak i Handel)
WZ (numer dowodu WZ powiązanego z fakturą) Parametry faktury w module Handel
NrKlienta (numer klienta u wystawcy) Karta kontrahenta → zakładka Fakturowanie
NrEORI (numer rejestracji celnej) Pole EORI na karcie kontrahenta; trafia do danych nabywcy i odbiorcy w pliku XML
GLN wystawcy Administracja → Konfiguracja → Dane adresowe — pole GLN firmy
GLN nabywcy Pole Uwagi karty kontrahenta — wpisać w notacji CODE=<numer GLN>
Identyfikator podmiotu trzeciego (ID) Karta kontrahenta → zakładka Fakturowanie → pole identyfikatora

Faktury wysyłane do KSeF — najczęstsze pytania

Czy faktury sprzedaży do paragonu (Fpr, bez NIP nabywcy) są automatycznie wysyłane do KSeF?

Na chwilę obecną program przesyła do KSeF wszystkie faktury. Możliwość ręcznego wykluczenia pojedynczej faktury jest w przygotowaniu.

Faktura ma numer KSeF i status 200, ale widnieje na liście „Faktury do akceptacji" — czy została wysłana?

Tak — status 200 wraz z nadanym numerem KSeF potwierdza, że faktura została pomyślnie przyjęta przez bramkę MF. Można to zweryfikować niezależnie, logując się bezpośrednio na portal KSeF Ministerstwa Finansów.

Faktura ściągnięta z KSeF ma inną nazwę dostawcy niż karta kontrahenta w programie — co zrobić?

Program weryfikuje kontrahenta po NIP. Jeżeli NIP importowanej faktury jest zgodny z NIP kontrahenta w bazie, a kontrahent nie jest oznaczony jako NIEAKTUALNY, program pomija rozbieżność w nazwie i księguje fakturę z nazwą pobraną z KSeF.

Jak wpisać kod EAN towaru, aby pojawiał się na fakturze i w pliku KSeF?

Kod EAN należy wpisać w nazwie towaru jako 3. lub 4. linię:

Nazwa Produktu
(ewentualne dodatkowe opisy)
EAN 1234567890

Taki zapis powoduje, że EAN jest automatycznie pobierany przy wystawianiu faktury i trafia do struktury XML wysyłanej do KSeF.

Jaka jest różnica między datą wystawienia a datą przesłania do KSeF?

  • Data wystawienia — zgodna z dokumentem (fakturą), ustalana przez wystawcę.
  • Data przesłania do KSeF = data odebrania przez system MF (moment, gdy bramka przyjmuje plik).

Daty te mogą się różnić. Stopka faktury (w tym data wystawienia) będzie zamieszczana również w XML.

Mam fakturę papierową z nadanym numerem KSeF — jak wprowadzić numer do systemu?

  1. W opcji KSEF ręcznie dopisz pozycję z numerem KSeF
  2. Następnie powiąż ją z fakturą w Rejestrach VAT

Raport kasowy (rejestr utargów) jest automatycznie oznaczany jako RO — nie trzeba go ręcznie przypisywać.

Czy można zaimportować fakturę zakupu z KSeF bezpośrednio na magazyn (PZ)?

Program wczytuje z KSeF: kontrahenta, daty i numery dokumentu. Automatyczne rozpoznawanie towarów wymaga osobnej integracji — bez niej pozycje towarowe należy uzupełnić ręcznie.

Jak działa wysyłanie faktur sprzedaży zależnie od wariantu programu?

Wariant Sposób wysyłki
Programy online (Madar7 w chmurze, KPR Madar w chmurze) Automatycznie co godzinę (nie wcześniej niż po godzinie od wystawienia); możliwa też wysyłka ręczna
Programy instalowane (Madar7, KPR Madar 4.0) Każda faktura musi być wysłana ręcznie

Jak działa pobieranie faktur zakupowych zależnie od wariantu programu?

Wariant Sposób pobierania
Programy online Automatycznie co godzinę; możliwe też ręczne pobranie przez KSEF → lista faktur otrzymanych
Programy instalowane Wyłącznie ręcznie przez KSEF → lista faktur otrzymanych; dodatkowo raz w tygodniu należy wywołać KSEF → pozyskanie refreshToken

Faktura z KSeF widnieje na liście jako niezaksięgowana mimo że odznaczono [V]KSEF send — dlaczego?

Faktury bez uzupełnionego pola DOKUMENT FK (numer dokumentu w F-K) są traktowane jako niezaksięgowane, niezależnie od flag KSEF send i KSEF status.

Czy klient biura rachunkowego może samodzielnie akceptować faktury z KSeF?

Tak — klient może mieć własny dostęp do programu Madar7 w chmurze i akceptować faktury bezpośrednio w systemie. Dostęp tworzony jest per firma (odrębny użytkownik dla każdej spółki). Opisywanie faktur na etapie akceptacji jest możliwe przez moduł Kancelaria (nie przez uproszczoną akceptację w module KSEF).

Jak zwizualizować fakturę KSeF skierowaną do Kancelarii?

Kancelaria automatycznie wizualizuje dokumenty KSeF — przy wgrywaniu zmienia rozszerzenie pliku na .ksef. Po tej operacji faktura jest wyświetlana jako wizualizacja; pobranie pliku XML jest nadal możliwe.

Rachunek (RU) pojawia się na liście KSeF z oznaczeniem DI zamiast BFK — czy to błąd?

Nie — BFK (faktura wystawiona Bez KSeF) dotyczy wyłącznie faktur. Rachunki uproszczone (RU) nie są fakturami w rozumieniu przepisów KSeF, dlatego otrzymują oznaczenie DI (dowód inny niż faktura), co jest zachowaniem prawidłowym.

Kontrahent wymaga wpisania numeru GLN lub ILN w podmiot trzeci — gdzie to wprowadzić?

Numery GLN i ILN to te same identyfikatory (różne nazwy tego samego standardu GS1). Wpisuje się je w polu Uwagi na pierwszej stronie karty kontrahenta (okno u dołu, pod adresem) — każdy identyfikator w nowej linii.

Numer GLN kontrahenta jest wpisany w uwagach, ale nie widać go w przesłanej fakturze KSeF — dlaczego?

Po wpisaniu numeru GLN w uwagach karty kontrahenta należy zapisać kartę i ponownie wystawić fakturę. Jeśli GLN nadal nie pojawia się w pliku XML, warto otworzyć podgląd XML i sprawdzić, czy pole zostało poprawnie wypełnione — możliwa jest konieczność korekty formatu (brak spacji, poprawna długość).

Jak ograniczyć użytkownikowi dostęp do faktur KSeF — żeby widział tylko dokumenty skierowane do Kancelarii, nie wszystkie z bazy KSeF?

Dostęp do bazy KSeF sterowany jest znacznikiem uprawnień dla danego użytkownika. Użytkownik bez dostępu do bazy KSeF widzi tylko faktury przekazane do modułu Kancelaria. Osoby z uprawnieniami do księgowania mają dostęp do pełnej listy faktur Do zaksięgowania. Konfiguracja uprawnień: Administracja → Użytkownicy.

Faktura sprzedaży automatycznie oznacza się KSEF STATUS i ERR — jak wyłączyć?

Jeśli dana faktura nie ma być wysyłana do KSeF, należy ręcznie usunąć zaznaczenie pól KSEF STATUS i KSEF SEND w rejestrze sprzedaży. Oznaczenie ERR i czerwona aktówka przy pozycji to sygnał, że program próbuje wysłać fakturę, ale napotyka błąd — znikną po wyczyszczeniu obu flag.

Jak ponownie wysłać fakturę, gdy przy pierwszej próbie pojawił się błąd (status 450)?

  1. Upewnij się, że faktura ma wypełnioną datę zamówienia.
  2. Wykasuj wartość pola Status (usuń kod 450).
  3. Wykasuj zawartość pola Numer KSeF (pole przechowuje numer sesji, nie finalny numer faktury).
  4. Wyślij fakturę ponownie przez KSEF → Wyślij faktury na serwer KSeF.

Po kliknięciu „KSEF → Wyślij faktury" program informuje o braku faktur — dlaczego?

Najczęstsze przyczyny:

  • W Administracja → Konfiguracja → Fakturowanie nie jest zaznaczone [V] faktury do KSEF — zaznaczyć i zapisać, następnie przelogować się.
  • Faktury zostały zapisane przed włączeniem opcji — należy je ponownie otworzyć i zapisać.

Czy pole /FA/DodatkowyOpis w strukturze KSeF odpowiada polu Uwagi na fakturze?

Tak — treść wpisana w pole Uwagi na fakturze trafia do elementu /FA/DodatkowyOpis w pliku XML wysyłanym do KSeF.

Jak wydrukować fakturę wysłaną do KSeF z widocznym kodem QR?

Kod QR jest generowany przez system Ministerstwa Finansów i nie jest częścią wydruku programu. Aby uzyskać wydruk z kodem QR, należy pobrać wizualizację faktury bezpośrednio z portalu KSeF MF.

Faktury sprzedażowe, które powinny trafiać do KSeF, nie są widoczne na liście wysyłki — co sprawdzić?

Sprawdź, czy jest włączone ustawienie AI AUTOMATYZACJA. Opcja dostępna jest w Zmiana firmy (panel wyboru firmy) — zaznacz [V] AI AUTOMATYZACJA i zapisz. Bez tego ustawienia faktury nie są kwalifikowane do wysyłki do KSeF.

Adres kontrahenta na fakturze KSeF jest źle przyporządkowany — widnieje razem z nazwą zamiast w osobnej sekcji Adres.

W konfiguracji danych kontrahenta należy przesunąć pole Adres o jedną lub dwie linie niżej (poniżej nazwy) i upewnić się, że adres zaczyna się od przedrostka ul..

Czy znacznik wysyłki/odbioru do KSeF (UPO) jest nadawany automatycznie?

Tak — znacznik jest nadawany automatycznie po pomyślnym przesłaniu faktury sprzedażowej lub odebraniu faktury zakupowej przez bramkę MF. Nie jest wymagane ręczne oznaczanie.

Czy można zablokować automatyczną wysyłkę wybranej faktury do KSeF?

Tak — fakturę można oznaczyć jako ODRZUCONO. Dokument z tym statusem nie jest wysyłany do KSeF.

Wysłane faktury mają w rejestrze VAT adnotację ERR — co należy zrobić?

Należy uzupełnić statusy na tych fakturach — zaznaczyć pola KSEF STATUS oraz KSEF SEND. ERR przy fakturach już wysłanych do KSeF oznacza brak uzupełnionych pól statusowych w rejestrze.

Przy wysyłce pojawia się błąd {"code":450,...,"details":["Nieprawidłowy XML"]} — co jest przyczyną?

Jedną z przyczyn kodu 450 z komunikatem „Nieprawidłowy XML" jest błędnie wpisane konto bankowe — gdy w polu numeru rachunku wpisana jest nazwa banku zamiast numeru IBAN. Należy sprawdzić i poprawić dane konta w konfiguracji firmy lub na karcie kontrahenta.

Patrz też pytanie: Jak ponownie wysłać fakturę, gdy przy pierwszej próbie pojawił się błąd (status 450)? — poniżej.

Jak pobrać fakturę KSeF w formacie XML?

Pod fakturą w module Faktury elektroniczne dostępna jest opcja DOWNLOAD KSEF XML.

Na liście „Przygotowanie do KSeF" widnieje przekreślona pozycja anulowanej faktury — czy należy ją usunąć?

Nie — przekreślona pozycja jest wyłącznie informacją poglądową i nie wpływa na wysyłkę pozostałych faktur.

W programie nie ma zakładki „Dodaj certyfikat KSeF" — jak skonfigurować połączenie?

W MADAR do autoryzacji z KSeF używa się tokenu, nie certyfikatu. Token należy wpisać w Administracja → Konfiguracja → Deklaracje w polu KSEFToken PRODUKCJA. Szczegóły: Konfiguracja modułu księgowości.

Czy token KSeF generuje się raz czy dla każdej faktury osobno?

Token generowany jest raz dla danego środowiska (PRODUKCJA / DEMO / TEST) i obsługuje wszystkie faktury do momentu jego wygaśnięcia lub unieważnienia.

Inny pracownik nie może dodać dostępu do KSeF — pojawia się komunikat o podwojonym użytkowniku.

Przyczyną jest ten sam adres e-mail przypisany do dwóch kont (np. Administrator i MP). Należy przypisać każdemu operatorowi unikalny adres e-mail w Administracja → Użytkownicy.

Faktura ma błąd 450 — jak ją zresetować i wysłać ponownie?

W module Faktury elektroniczne (lub w rejestrze sprzedaży) otwórz fakturę, wybierz Operacje → Reset Error. Po tej operacji faktura traci status błędu i program pozwoli ją wysłać ponownie. Dostępna jest też opcja Operacje → Validacja, która wskazuje konkretną przyczynę odrzucenia przez KSeF bez wysyłania dokumentu.

Faktura wysyłana do KSeF kontrahenta z Wielkiej Brytanii ma błąd 450 — dlaczego?

Wielka Brytania nie jest członkiem UE, dlatego XML dla takiej faktury musi być generowany inaczej niż dla faktur unijnych. Należy zaktualizować program do wersji obsługującej faktury dla kontrahentów spoza UE.

Faktura 450 — jakie inne przyczyny powodują ten błąd?

Najczęstsze przyczyny błędu 450 (weryfikacja semantyki):

Przyczyna Co sprawdzić
Nieprawidłowy XML Konto bankowe — wpisana nazwa banku zamiast numeru IBAN
Brak terminu płatności Uzupełnić pole Termin płatności na fakturze
Brak sposobu zapłaty Uzupełnić pole Sposób zapłaty (np. przelew)
Nieprawidłowa metoda płatności Zamiast -14 wpisać przelew-14 dni od daty
Brak nazwy towaru Uzupełnić opis pozycji na korekcie lub fakturze zaliczkowej
Adres w polu nazwy Przenieść adres do niższych linii w konfiguracji kontrahenta

Gdzie w programie jest ikona KSeF w wersji instalowanej (desktop)?

W wersji instalowanej ikona KSeF (E-FAKTURY KSeF) znajduje się w sekcji Ewidencje. Stamtąd można wywołać Wyślij faktury na serwer KSeF.

Jak wprowadzić adres dostawy (miejsce dostawy) na fakturze w KSeF?

W uwagach karty kontrahenta jest pole ODBIORCA — wpisz tam dane miejsca dostawy. Pojawią się na fakturze i trafią do struktury XML KSeF jako podmiot trzeci.

Nabywca i odbiorca to ta sama firma — czy wypełniać pole ODBIORCA?

Nie — pole ODBIORCA wypełnia się tylko gdy odbiorca różni się od nabywcy.

Faktura zniknęła z modułu Handel po edycji — jak ją odzyskać?

Edycja faktury z poziomu modułu Handel (np. dopisanie konta przychodowego) może wyzerować dokument. Procedura naprawy:

  1. Wystaw fakturę ponownie z tymi samymi danymi.
  2. Wczytaj ją do poprawy i zapisz.
  3. Oznacz na liście KSeF jako KSEF ODRZUCONO (faktura nie powinna trafić do KSeF drugi raz).

Warning

Uzupełnianie kont dekretacji i inne korekty dotyczące powiązań z FK należy wykonywać wyłącznie z poziomu bazy (rejestry, F-K) — nie przez edycję w module Handel.

Jak wystawić fakturę dla jednostki samorządu terytorialnego (JST)?

Na karcie kontrahenta w polu Rodzaj (obok NIP) wybierz FA JST. Program oznaczy fakturę zgodnie z wymogiem dla podmiotów JST — pole pojawi się w strukturze XML KSeF.

Czy można ustawić stałą datę, od której program pobiera faktury z KSeF? Chcę pobrać faktury sprzed ponad 55 dni.

Tak — datę operacyjną programu można zmienić w Administracja → Bazy → Operacja na bazie → CURRDAY. Po wpisaniu wcześniejszej daty (np. 01.03.2026) program pobierze faktury od tego dnia, niezależnie od domyślnego limitu. Po zakończeniu należy się wylogować.

Ikony i wskaźniki statusu

Na liście faktur w module Faktury elektroniczne oraz w Kancelarii przy każdym dokumencie mogą pojawiać się ikony informujące o jego stanie:

Ikona Znaczenie
Czerwona kropka Faktura zapisana w module KSeF
Znak drogowy Faktura zakupowa: dodany nowy kontrahent (weryfikacja pod kątem oszustwa); faktura sprzedażowa: zapisana w KSeF, jeszcze nie przesłana
Czerwona strzałka Faktura zakupowa pobrana z KSeF
Granatowa strzałka Faktura sprzedażowa potwierdzona przez KSeF
Ptak (ptaszek) Dokument zaakceptowany ([V] akceptacja)
Żarówka Termin przypomnienia o płatności ustawiony dla faktury
Kłódka Faktura zakupowa zaksięgowana
Spinacz Załącznik dodany do dokumentu
Spinacz z AI Załącznik przetworzony przez moduł AI (DocumAI)
Szary budzik Faktura niezapłacona
Dzwoniący budzik Faktura niezapłacona; termin płatności dziś lub wczoraj

Artykuły na blogu

Faktury elektroniczne (klasyczne)

KSeF i AI